sistem perkantoran

SISTEM PERKANTORAN

salah satu tugas seorang manajer kantor adalah melakukan Perencanaan, yaitu perencanaan sistem perkantoran.
Yang dimaksud dengan sistem perkantoran adalah segenap rangkaian prosedur yang telah menjadi pola kebulatan, tatakerja, dan tatatertib dalam penyelesaian suatu bidang kerja atau fungsi pokok dalam suatu organisasi.

Ahli Inggris J.C Denyer (Office Management, 1975) memberikan sefinisi perkantoran sebagai berikut :

(Dapatlah dikatakan bahwa suatu sistem perkantoran adalah urutan baku operasi-operasi dalam suatu kegiatan perusahaan khusus (pembayaran upah, pembikinan faktur penjualan, dan sebagainya) dan berkenaan dengan bagaiman operasi-operasi itu dilaksanakan (metode) maupun dengan damana dan bilamana dilaksanakan).

Jadi, tugas pertama seseorang manajer perkantoran ialah melakukan perencanaan terhadap sistem perkatoran pada organisasi atau perusahaannya. Perencanaan itu menyangkut berbagai operasi (operation) atau pelaksanaan kerja yang terlibat dalam segenap pekerjaan perkantoran.

Latar belakang Sistem Informasi Manajemen Perkantoran.

Informasi merupakan obyek atau data apapun yng bisa digunakan oleh pengguna informasi untuk mencapai tujuan tertentu sesuai dengan yang diinginkan.Informasi diperoleh dari sumber-sumber informasi yang terdapat dimana saja kita jumpai.Dalam segala aspek kehidupan manusia selalu tidak bisa terpisah dari informasi,baik informasi yang sifatnya individual maupun informasi yang berisifat umum atau general.Dalam kenyataanya manusia selalu membutuhkan informasi untuk melakukan aktifitas apupun dan dimanapun,informasi yang dibutuhkan bisa berupa lisan maupun tulisan bahkan Visual dan audio visual.Dari waktu ke waktu informasi mengalami perkrmbanagan yang sangat cepat seitring dengan perkembangan ilmut eknologi informasi,dengan berkembangya teknologi informasi maka para pennguna informasi semakin mudah memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan,namun perkembangan terbebut harus di imbangi dengan perkembangan Sumber daya manusia dan didukung dengan media atau sarana informasi yang memadai.

Manajemen Perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas ketatausahaan dari sebuah kantor untuk mencapai tujuan dengan cara yang sehemat-hematnya ( seefisien mungkin)

Segi-Segi Manajemen Perkantoran

•  Segi Tujuannya: Dalam pembentukan sebuah kantor sangat penting menilai dan menentukan tujuan kantor.
• Segi Pengorganisasian: Penyusunan tenaga kerja dan pembagian tugas-tugas tenaga kerja tersebut. Mis : karyawan ® pegawai ® staf ® manajer
• Segi Kepegawaian: Yang berhubungan dengan perusahaan tenaga kerja, penempatan, latihan, kenaikan pangkat,dan pemberhentian tenaga kerja.
• Segi Metode / prosedur: Suatu sistem urutan pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan bagaimana, dimana pekerjaan tersebut dilaksanakan.
• Segi Mesin-Mesin dan Perlengkapan: Mesin-mesin dan semua benda-benda atau barang mati yang dipergunakan dalam kantor-kantor untuk membantu atau mempermudahpelaksanaan pekerjaan.
• Segi Lingkungan: Lingkungan gedung kantor dan kondisi-kondisi fisik dalam gedung.Tugas seorang manajer kantor adalah mengawasi kantor untuk mencapai tujuannya dan memberikan pengarahan-pengarahan kepada para bawahannya.
• Syarat Pendirian Kantor: Letak : Dekat dengan pengangkutan, fasilitas-fasilitas bank, kantor pos, pasar, rumah makan dan konsumen. Kepatutan : Ukuran luas atau besarnya gedung kantor dan lahanya kalau bisa luas. Pertimbangan-pertimbangan tentang biaya : Biaya pemeliharaan, biaya penggantian-penggantian dari gedung lama. Faktor-faktor fisik : Eskalator, lif, alat pemanas, dan penerangan

Hakekat Organisasi perkantoran

Suatu kesatuan pembawa seperangkat tugas-tugas yang berhubungan satu dengan yang lain. Lahirnya organisasi akibat adanya tujuan yang ingin hendak dicapai oleh pihak tertentu

PENGERTIAN MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Manajemen sumber daya manusia adalah suatu proses menangani berbagai masalah
pada ruang lingkup karyawan, pegawai, buruh, manajer dan tenaga kerja lainnya untuk dapat
menunjang aktivitas organisasi atau perusahaan demi mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Berikut ini adalah pengertian Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) menurut para ahli:
1. Menurut Melayu SP. Hasibuan.
MSDM adalah ilmu dan seni mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja agar efektif dan
efisien membantu terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan dan masyarakat.

2. Menurut Henry Simamora
MSDM adalah sebagai pendayagunaan, pengembangan, penilaian, pemberian balasan jasa
dan pengelolaan terhadap individu anggota organisasi atau kelompok bekerja.
MSDM juga menyangkut desain dan implementasi system perencanaan, penyusunan
personalia, pengembangan karyawan, pengeloaan karir, evaluasi kerja, kompensasi karyawan
dan hubungan perburuhan yang mulus.

3. Menurut Achmad S. Rucky
MSDM adalah penerapan secara tepat dan efektif dalam proses akusis, pendayagunaan,
pengemebangan dan pemeliharaan personil yang dimiliki sebuah organisasi secara efektif
untuk mencapai tingkat pendayagunaan sumber daya manusia yang optimal oleh organisasi
tersebut dalam mencapai tujuan-tujuannya.

4. Menurut Mutiara S. Panggabean
MSDM adalah proses yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pimpinan dan
pengendalian kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan analisis pekerjaan, evaluasi pekerjaan,
pengadaan, pengembngan, kompensasi, promosi dan pemutusan hubungan kerja guna
mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia Sebagai Fungsi Manajerial

fungsi Manajemen sumber daya manusia seperti halnya fungsi manajemen umum, yaitu:

1.    Perencanaan (Planning)

perencanaan berarti penentuan program karyawan (sumber daya manusia) dalam rangka membantu tercapainya sasaran atau tujuan organisasi itu. Dengan kata lain mengatur orang-orang yang dapat menangani tugas-tugas yang dibebankan kepada masing-masing orang dalam rangka mencapai tugas organisasi yang telah direncanakan.

2.    Pengorganisasian (Organizing)

Organisasi sebagai alat untuk mencapai tujuan secara efektif, oleh sebab itu dalam fungsi organisasi harus terlihat pembagian tugas dan tanggung jawab orang-orang atau karyawan yang akan melakukan kegiatan masing-masing.

3.    Pengarahan (Directing)

Dalam suatu organisasi yang besar biasanya pengarahan tidak mungkin dilakukan oleh manajer itu sendiri, melainkan didelegasikan kepada orang lain yang diberi wewenang untuk itu.

4.    Pengendalian (Controlling)

Fungsi pengendalian adalah untuk mengatur kegiatan, agar kegiatan-kegiatan organisasi itu diharapkan dapat berjalan sesuai dengan rencana.

TUJUAN MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Manajemen sumber daya manusia bertujuan untuk merumuskan kebutuhan pegawai, mengembangkan dan memberdayakan pegawai untuk memperoleh nilai maslahat optimal bagi individu pegawai yang bersangkutan, organisasi dan masyarakat yang dilayaninya. MSDM dilaksanakan untuk mewujudkan organisasi yang sehat, yaitu organisasi yang memiliki jumlah dan kualifikasi pegawai sesuai dengan beban dan tugas-tugas organisasi yang ada di dalamnya. MSDM harus mendukung tingkat ketahanan organisasi, pertumbuhan, produktivitas dan kompetisi.

Sistem manajemen sumber daya manusia

Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia (SMSDM/HRMS), Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM/HRIS) merupakan sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP). Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal.

Ruang lingkup MSDM (Manajemen Sumber Daya Manusia)

Tugas MSDM berkisar pada upaya mengelola unsur manusia dengan segala potensi yang dimilikinya seefektif mungkin hingga dapat diperoleh sumber daya manusia yang puas (satisfied) dan memuaskan (satisfactory) bagi organisasi. MSDM merupakan bagian dari manajemen yang memfokuskan diri pada unsur sumber daya manusia.

Lingkup MSDM meliputi semua aktifitas yang berhubungan dengan sumber daya manusia seperti yang dikatakan oleh Russel & Bernandin bahwa "...all decisions which affect the workforce concern the organization's human resource management function". Atau “...semua keputusan yang mempengaruhi perhatian tenaga kerja manusia fungsi manajemen sumber daya organisasi”.

Berikut ini adalah ruang lingkup SDM : 
1.   Analisis Kinerja; 
2.   Analisis Kebutuhan Diklat; 

3.   Perancangan dan Implementasi Diklat; 
4.   Evaluasi Diklat; 
5.   Manajemen Personalia Diklat; 
6.   Manajemen Anggaran; 
7.   Perangkat Hukum; 
8.   Manajemen Informasi; dan
9.   Manajemen Fasilitas.