Sistem Informasi Manajemen (SIM)

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang Masalah

Dengan semakin berkembangnya teknologi informasi saat ini, dimana segala kegiatan dalam kehidupan sehari-hari akan berbasis komputer. Maka dalam suatu instansi Komputer merupakan bahan kebutuhan dalam menciptakan dan memperoleh serta memproses suatu sistem informasi yang setiap saat selalu berkembang. Oleh karena itu setiap orang harus mampu berupaya mengikuti arus informasi yang berkembang di dunia teknologi ini.

Pada instasni perusahaan manapun saat ini pastilah menggunakan Sistem Informasi Manajemen yaitu sebuah sistem manusia atau mesin yang terpadu (integrated), untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan.

BAB II

PEMBAHASAN

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DANGAN KOMPUTER SAAT KINI

1.    Pengertian dan Peranan SIM

Bagi orang yang belum pernah belajar tentang Sistem Informasi Manajemen (SIM),sering sekali pengertian SIM menjadi rancu dengan pengolahan data.Untuk memberikan pengertian yang benar tentang SIM, berikut ini diberikan beberapa definisi:

Data Processing (Pengolahan Data): adalah manipulasi atau transformasi simbul-simbul sebagai bilangan-bilangan dan huruf-huruf untuk tujuan meningkatkan kegunaannya. Pengolahan data mencakup semua kegiatan yang termasuk didalam mempertahankan akurasi dan rekor yang up-todate dari operasi suatu perusahaan. Pengolahan data meliputi pengumpulan data yang menggambarkan aktivitas perusahaan, manipulasi data menjadi bentuk yang berguna, menyimpan data sampai digunakan kembali, dan menghasilkan dokumen-dokumen yang dapat digunakan oleh perorangan ataupun kelompok, baik dari dalam maupun luar perusahaan.

Sistem adalah suatu cara yang ditetapkan sebelumnya untuk menjalankan suatu aktivitas atau seperangkat aktivitas yang biasanya dilakukan secara berulangkali

Karakteristik sistem :

1.       Ritmik

2.       Terkoordinasi

3.       Untuk mencapai tujuan tertentu

Manajemen informasi adalah pengelolaan data dimana di dalamnya mencakup proses mencari, menyusun, mengklasifikasikan, serta menyajikan data yang terkait dengan kegiatan yang dilakukan perusahaan sehingga dapat dijadikan landasan dalam pengambilan keputusan oleh manajemen.

Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah sistem formal dan informal yang menyediakan informasi di masa lalu, sekarang, dan proyeksi masa depan baik secara lisan dan tulisan yang berhubungan dengan operasi perusahaan dan lingkungannya. Informasi ini penting bagi manajer atau karyawan dalam membantu pengambilan keputusan.

Sistem Informasi Manjemen (SIM) adalah sebuah sistem yang menyangkut metoda dan upaya terorganisasi dalam melakukan fungsi pengumpula data baik data-data dari dalam dan luar perusahaan serta dengan menggunakan komputer data-data yang telah dikumpulkan tadi diproses untuk menghasilkandan menyajikan informasi yang terkini, akurat, dan cepat bagi para pengambil keputusan menajemen.

Sistem Penunjang Keputusan (Decision Support System=DSS): merupakan sistem yang berbasis komputer yang diharapkan untuk digunakan oleh manajer tertentu atau sekumpulan manajer pada setiap level organisasi dalam pembuatan keputusan sebagai dasar untuk pemecahan masalah yang semi-struktural.

Otomatisasi Perkantoran (Office Automation=OA): mencakup semua sistem formal dan informal yang pada intinya menekankan pada komunikasi informasi dari dan kepada orang-orang dalam perusahaan.

Experts System (ES): adalah program komputer yang berfungsi sama seperti keahlian manusia, memberikan saran pada pemakai bagaimana memecahkan suatu masalah.

2.    Data dan Informasi

·      Data

Fakta-fakta atau gambaran mentah/kasar yang memiliki keitan atau relasi terhadap sebuah organisasi

·         Informasi

Data yang telah diproses untuk kegunaan perencanaan dan pengambilan keputusan

3.    Syarat-syarat informasi

·         Relevan

·         Akurat

·         Lengkap

4.    Fungsi SIM

·         Fungsi pengumpulan data

·         Fungsi pemrosesan data

5.    Komponen dalam SIM

·         Sistem pemrosesan data (data processing system)

·         Sistem pelaporan manajemen (management reporting system)

·         Sistem pendukung keputusan (decision support system)

·         Sistem otomatisasi kantor (office automation system)

·         Sistem pintar (expert system)

B.    Manajemen Informasi

Manajer menggunakan banyak laporan atau tampilan informasi untuk mencerminkan kondisi fisik perusahaan. Dapat dibayangkan bagaimana perusahaan yang besar hampir sepenuhnya harus mengandalkan informasi. Para eksekutif sangat mungkin menganggap informasi sebagai sumberdaya mereka yang paling berharga.

Jenis-jenis Sumberdaya Informasi:

·         Manusia

·         Material

·         Mesin (termasuk fasilitas dan enerji)

·         Uang

·         Informasi (termasuk data)

Tugas manajer adalah bagaimana mengelola sumberdaya ini agar dapat digunakan secara efektif. Empat jenis sumberdaya yang pertama memiliki wujud, ada secara fisik, dan dapat disentuh. Sumberdaya ini disebut sumberdaya fisik. Sumberdaya yang terakhir, informasi, memiliki nilai dari apa yang diwakilinya, bukan dari bentuknya, disebut sumberdaya konseptual.

C.     Manajemen Sumberdaya

Sumberdaya diperoleh dan disusun agar siap digunakan saat diperlukan. Setelah sumberdaya disusun, manajer berusaha untuk memaksimalkan penggunaannya, meminimalkan waktu yang terbuang dan menjaganya agar berfungsi pada efisiensi puncak. Akhirnya, manajer mengganti sumberdaya ini pada saat kritis—sebelum sumberdaya tersebut menjadi tidak efisien atau usang.

1.       Bagaimana Informasi Dikelola

Manajer bukan saja mengelola sumberdaya fisik, tetapi juga sumberdaya konseptual. Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna. Kemudian dipastikan siapa yang layak memperoleh informasi tersebut dalam bentuk yang tepat pada saat yang tepat sehingga informasi tersebut dapat dimanfaatkan. Akhirnya manajer membuang informasi yang tidak berguna dan menggantikan dengan yang mutakhir dan akurat. Seluruh aktivitas ini: memperoleh informasi, menggunakan secara efektif, dan membuangnya pada saat yang tepat disebut manajemen informasi.

2.       Komponen yang diperlukan untuk Membentuk SIM :

1.       Hardware / Software computer

Hardware menunjukan peralatan komputer fisik dan alat-alat yang berhubungan

Hardware harus menyediakan 4 Fungsi umum :

                                            I.            Peralatan Input

                                          II.            Unit Pemrosesan (ALU & CU)

                                        III.            Penyimpanan Primer dan Sekunder

                                        IV.            Peralatan output

Software : software system dan aplikasi

Perangkat lunak system ada 3 :

                                            I.            Sistem operasi

                                          II.            Penerjemah Bahasa

                                        III.            Program Utility

2.       Prosedur / Pedoman.

Prosedur untuk membuat terapan menjadi operasional (formulir, petunjuk untuk peratur, petunjuk untuk pemakai, dan lain-lain).

3.       Model Manajajemen dan pengambilan keputusan.

4.       Database.

3.         Komputer Sebagai Alat Bantu Pada Sistem Informasi Manajemen.

Hardware dan Software

Alat Input Adalah alat yang digunakan untuk menerima input. Alat input dapat berupa signal input atau maintenance input.

Signal input : energi yang akan di olah oleh system.

Maintenance input : energi yang akan digunakan untuk mengolah signal input.

Alat input terdiri dari :

1.       Alat input langsung

2.       Alat input tidak langsung

Alat input langsung :

1.       VDT ( Visual Display Terminal ) : Monitor.

2.       Pointing Device : Mouse, touce screen, lightpen,digitizer grapics tablets.

3.       Keyboard.

4.       Scaner

·         MICR ( Magnetic Ink Character Recognation)

·         Optical Data Reader

·         OCR (Optical Char Reader)

·         Barcode

·         OMR (Optikal Mark Reader)

5.       Sensor : Digitizing camera

6.       Voice Recognizer.

Alat input tidak langsung :

1.       Key to card

2.       Key to tape.

3.       Key to disk.

Alat Pemroses (CPU)

1.       Contol Unit Bertugas mengatur & mengendalikan semua peralatan yang ada pada system computer.

2.       Arithmatic and Logical Unit. Bertugas melakukan semua perhitungan aritmatik & logika yang terjadi sesuai dengan instruksi program

3.       Register Merupakan tempat penyimpanan instruksi dan data yang sedang diproses oleh cpu, sedang instruksi-insterksi dan data lainnya yang menunggu giliran untuk diproses masih disimpan di memori utama.

Memory Utama (Main Memori) tardiri dari:

1.       RAM (Random Access Memory) Merupakan memory yang dapat diakses (baca, tulis) oleh user.

RAM terdiri dari 4 bagian :

Input storage, Program storage, Working storage, & Output storage.

2.       ROM (Read Only Memory)Merupakan memori yang hanya bisa dibaca saja oleh user tetapi tidak bisa ditulis.

Berisi program setup pabrik misalnya : bootstrap program, program pokok sistem operasi dan lain-lain.

Secondary Storage (External Storage)

Merupakan penyimpanan cadangan/tambahan.

Contoh : disket, hardisk, magnetic tape dan lain-lain.

Alat Output Terdiri dari :

1.       Hard Copy device : pada media yang keras. Seperti : kertas, film.

Printer : - Impact printer : dot matrik printer

Nonimpact printer : Inkjet printer, laser

Ploter

Computer output to microfilm

2.       Softcopy device

Video Display

Alpahanumeric display, grapic display, monochromp display, color dispay.

Speaker

3.       Drive Device

Adalah alat penggerak untuk membaca atau untuk mereka dari atau ke media simpanan luar. Misalnya : disk drive, tape drive.

Software

    1.Sistem Software

    2.Application Software

Sistem Software terdiri dari :

    1.Sistem Operasi

    2.Penerjemah bahasa

    3.Program Utility

Perangkat Lunak Aplikasi :

    1.Perangkat software pemrograman sendiri.

    2.Perangkat software aplikasi paket jadi.

Contoh : aplikasi business umum, industri, produktivitas organisasi & perorangan.

Software yang baik dalam mendukung pemecahan masalah :

Kemudahan dalam menjalankan software. Dialog terpadu, penjelasan sesuai konteks, interface grafis.

Meminimumkan kesalahan :

Pencegahan kesalahan, deteksi kesalahan, perbaikan kesalahan.

4.       SIM Dimata Pemakai

Para manajer memberikan perhatian yang semakin besar pada manajemen informasi belakangan ini karena dua alasan: (1) kegiatan bisnis semakin kompleks, dan (2) kemampuan komputer semakin baik.

Kompleksitas kegiatan bisnis yang meningkat, karena:

                                I.            Pengaruh ekonomi internasional

                              II.            Persaingan dunia

                            III.            Kompleksitas teknologi yang meningkat

                            IV.            Batas waktu yang singkat

                              V.            Kendala-kendala sosial.

Kemampuan komputer yang semakin baik:

Dalam tahun 1950-an dan 60-an ukuran komputer besar dan kecepatan lambat dan hanya boleh disentuh para spesialis.

Sekarang pemakai mungkin hanya menggunakan terminal atau PC di ruangan, ada jaringan dan pemakai tahu cara menggunakannya

Pemakai memandang komputer sebagai peralatan kantor yang dibutuhkan.

Para Pemakai SIM

Pada awalnya pemakai output komputer adalah adalah pegawai administrasi di bagian akuntansi, yang komputernya melakukan aplikasi pembayaran gaji, pengelolaan persediaan, dan penagihan. Para pemakai komputer meliputi: manajer, non-manajer, dan orang-orang dan organisasi-organisasi dalam lingkungan perusahaan.

Tingkatan manajemen adalah tingkat perencanaan strategis, seperti direktur dan para wakil direktur. Manajer tingkat menengah mencakup manajer wilayah, direktur produk dan kepala devisi dinamakan tingkat pengendalian manajemen. Dan manajer tingkat bawah mencakup kepala departemen, penyelia, dan pimpinan proyek yang bertanggung jawab pada pelaksanaan rencana-rencana tingkat yang lebih tinggi disebut tingkat pengendalian operasional.

Manajer dan Sistem

Ahli-ahli manajemen sering mengatakan bahwa seorang manajer harus memandang organisasinya sebagai suatu sistem.

Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Semua sistem tidak memiliki kombinasi elemen-elemen yang sama. Sistem dapat dikelompokkan menjadi sistem lingkaran terbuka dan lingkaran tertutup.

Sistem lingkaran terbuka adalah suatu sistem tanpa kontrol, lingkaran balik, dan tujuan. Sebaliknya sistem lingkaran tertutup adalah sistem dengan tiga elemen kontrol (tujuan, mekanisme kontrol, dan lingkaran umpan balik).

Kalau berbicara sistem, tentu ada sub-sistem dan supra sistem. Sub-sistem adalah sistem di dalam sistem. Supra sistem adalah sistem yang lebih besar dari suatu sistem. Contoh: pemerintah kota adalah sistem, tetapi ia juga merupakan bagian dari sistem yang lebih besar – pemerintahan propinsi. Pemerintahan propinsi adalah supra sistem dari pemerintahan kota dan juga merupakan sub-sistem dari pemerintahan nasional.

Perusahaan bisnis adalah suatu sistem fisik yang berada pada satu atau lebih sistem lingkungan yang lebih besar atau super sistem.

Dalam sumberdaya informasi di atas disebutkan data dan informasi. Data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai. Contoh: jumlah jam kerja pemakai. Informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti. Contoh: pendapatan kotor tiap karyawan jika dijumlahkan akan menjadi total biaya gaji perusahaan.

5.       Perkembangan Konsep SIM

Usaha awal untuk menerapkan komputer dalam area bisnis terfokus pada data. Kemudian penekanan pada informasi dan pendukung keputusan. Sekarang, komunikasi dan konsultasi mendapat perhatian yang paling besar.

Fokus Awal pada Data

Selama paruh pertama abad dua puluh, saat punched card dan keydriven

bookkeeping machines berada dalam masa jayanya, perusahaan-perusahaan umumnya mengabaikan kebutuhan informasi para manajer. Praktek ini diteruskan dengan komputer generasi pertama yang terbatas untuk aplikasi akuntansi.

Nama untuk aplikasi akuntansi berbasis komputer adalah pengolahan data elektronik (electronic data processing=EDP). Istilah EDP tidak lagi populer dan telah disingkat menjadi data processing (DP). Kita menggunakan istilah Sistem Informasi Akuntansi (SIA) atau Accounting Information System untuk menggambarkan sistem yang memproses aplikasi aplikasi pengolahan data perusahaan. SIA menghasilkan beberapa informasi sebagai produk sampingan dari proses akuntansi.

Fokus Baru pada Informasi

Tahun 1964 diperkenalkan alat penghitung generasi komputer. Komputer baru ini menggunakan sirkuit silikon sehingga daya proses lebih besar. Konsep enggunaan komputer sebagai SIM dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tersebut. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen. Konsep ini banyak diterima perusahaan besar.

Perkembangannya tidak mulus, karena:

1)      kurangnya pengetahuan tentang komputer

2)      kurangnya pengetahuan tentang bisnis dan keawaman spesialis informasi mengenai peran manajemen

3)      peralatan komputer mahal dan terbatas, dan lain-lain. Kesalahan secara khusus adalah sistem tersebut terlalu ambisius.

Fokus Revisi pada Pendukung Keputusan

Sementara banyak orang hanya mengamati dari pinggir saat perusahaan-perusahaan berjuang dengan SIM raksasa mereka, sejumlah ilmuwan informasi di Massachusetts Institute of Technology (MIT) memformulasikan pendekatan yang berbeda. Ilmuwan ini adalah Michael S. Scott Morton, G. Anthony Gorry, dan Peter G.W. Keen dan konsep mereka disebut Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support System = DSS).

Pada tahun-tahun awal era DSS, terdapat banyak argumen mengenai DSS dan SIM. Apakah DSS menawarkan pendekatan baru pada penggunaan komputer dan jika memang demikian bagaimana?. SIM adalah suatu sumberdaya organisasional. SIM dimaksudkan untuk menyediakan informasi pemecahan masalah bagi sekelompok manajer secara umum, sedangkan DSS dimaksudkan untuk mendukung satu orang manajer secara khusus.

Fokus Sekarang pada Komunikasi

Pada saat DSS berkembang, perhatian juga difokuskan pada aplikasi

komputer yang lain: otomatisasi kantor (office automation = OA). OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik.

OA dimulai pada tahun 1964 saat IBM mengumumkan produknya, Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST), yaitu mesin tik yang dapat mentik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik. Operasi pentikan ini mengarah pada aplikasi OA yang disebut pengolahan kata (word processing).

OA berkembang meliputi aplikasi: konferensi jarak jauh (teleconferencing), voice mail, surat elektronik (electronic mail), electronic calendaring, facsimile transmission, dan desktop publishing.

Fokus Potensial pada Konsultasi

Perkembangan saat ini adalah penerapan kecerdasan buatan (artificial intelligence = AI), bagi masalah-masalah bisnis. Ide dasar AI adalah bahwa komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia. Bagian khusus dari AI, yaitu sistem pakar (expert system = ES) yang paling banyak mendapatkan perhatian.

BAB III

PENUTUP

Kesimpulan

SIM menyediakan informasi bagi para pengelola perusahan untuk pengambilan keputusan yang bersifat taktis. Pada tingkat tertinggi, SIM menyediakan informasi bagi pimpinan perusahaan, menyangkut informasi strategis yang diperlukan untuk menentukan langkah perusahaan.

Secara teoritis, SIM akan sangat membantu para pengelola perusahaan dari berbagai tingkatan dalam melaksanakan tugasnya. Dalam teori SIM, tersirat pengertian bahwa informasi akan selalu tersedia pada setiap tingkatan pengelola, sesuai dengan kebutuhannya.

Proses pengolahan dan penyebaran infofmasi pada SIM sifatnya menyeluruh, atau kadang kala disebut sebagai pendekatan system secara total (Total Systems Approach).

Dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Manajemen dengan komputer saat ini sangat berhubungan. Karena komputer berguna sebagai alat bantu pada Sistem Informasi. Selain itu komputer juga sebagai salah satu komponen yang dibutuhkan untuk membentuk Sistem Informasi Manajemen

Usaha awal untuk menerapkan komputer dalam area bisnis terfokus pada data. Kemudian penekanan pada informasi dan pendukung keputusan. Sekarang, komunikasi dan konsultasi mendapat perhatian yang paling besar.