MENGELOLA ADMINISTRASI GAJI DAN UPAH

  I.    MENYIAPKAN PENGELOLAAN ADMINSTRASI GAJI DAN UPAH

A.   Pengertian Gaji dan Upah

ü   Kompensasi adalah imbalan jasa yang diberikan secara teratur dan dalam jumlah tertentu oleh perusahaan kepada para karyawan atas kontribusi tenaganya yang telah diberikan untuk mencapai tujuan perusahaan.

ü   Kompensasi ini juga berupa gaji dan upah

ü   Istilah gaji lebih banyak dipakai untuk kompensasi bagi para pegawai, sedangkan upah untuk para pekerja (buruh)

ü   Gaji diberikan teratur setiap bulan dalam jumlah pasti, sedangkan upah biasanya diberikan bulanan atau kurang dari itu dan sangat dipengaruhi oleh volume output yang dihasilkan oleh setiap individu pekerja.

B.   Penggolongan Gaji dan Upah

Karyawan adalah orang yang bekerja pada suatu perusahaan dan mendapatkan imbalan jasa atas tenaga yang dikeluarkannya untuk mancapai tujuan perusahaan tersebut.

Karyawan dibedakan menjadi 2 kelompok, yaitu :

1.    Tenaga Eksekutif

ü  Karyawan yang termasuk ke dalam golongan ini mempunyai tugas mengambil berbagai keputusan dan melaksanakan fungsi manajemen, yaitu merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinir, mengendalikan, dan mengawasi.

2.    Tenaga Operatif

ü  Karyawan yang termasuk dalam golongan ini merupakan tenaga terampil yang menguasai bidang pekerjaannya, sehingga setiap tugas yang dibebankan kepadanya dapat dilaksanakan dengan baik.

Tenaga operatif dibagi menjadi 3 golongan, yaitu :

a.    Tenaga Terampil (skilled labor)

b.    Tenaga Setengah Terampil (semi skilled labor)

c.    Tenaga Tidak Terampil (unskilled labor)

C.   Data Gaji dan Upah

Data-data yang diperlukan dalam pengelolaan gaji dan upah adalah :

1.    Rekaman waktu kehadiran

ÿ Rekaman waktu dan kehadiran merupakan rekaman bukti kehadiran yang berkesinambungan di tempat kerja sesuai dengan perjanjian.

ÿ Data ini memuat informasi mengenai jam kedatangan dan jam selesai kerja karyawan.

ÿ Dari data ini juga diketahui lamanya karyawan tersebut bekerja.

2.    Daftar gaji

ÿ Daftar gaji adalah lembaran yang memuat semua informasi yang berkaitan dengan gaji dan upah

3.    Kartu rekaman penghasilan

ÿ Kartu rekaman penghasilan adalah kartu yang memuat rekaman upah yang dibayarkan kepada karyawan beserta potongan pajak penghasilan yang diambil darinya

4.    Slip upah

ÿ Rincian lengkap upah yang diterima oleh karyawan

5.    Paket upah

ÿ Upah biasanya dibayarkan dalam amplop. Amplop ini disebut paket upah. Amplop khusus mencantumkan nama pegawai, nomor, dan departemennya ditempat yang terlihat

6.    Rekaman staf

ÿ Rekaman staf adalah rekaman yang memberikan rincian jasa untuk pegawai.

D.   Prosedur Penggajian dan Pengupahan

Prosedur penggajian dan pengupahan di setiap perusahaan tidak sama. Masing-masing mempunyai peraturan. Walaupun berbeda-beda, perusahaan tersebut tidak boleh bertentangan dengan peraturan mengenai penggajian dan pengupahan yang telah ditetapkan oleh pemerintah.

Berikut ini merupakan prosedur penggajian dan pengupahan :

1.    Bagian Personalia

Æ  Menyiapkan daftar gaji dan bukti pembayaran gaji masing-masing rangkap 2, kemudian disampaikan ke bagian umum.

2.    Bagian Umum

Æ  Meneliti kebenaran daftar karyawan dan jumlah gaji serta perhitungan PPh pasal 21 yang tercantum dalam daftar gaji dan bukti pembayaran gaji.

Æ  Setelah disetujui diserahkan ke kasir

3.    Kasir

Æ  Meneliti kembali penjumlahan angka-angka dalam daftar gaji dan bukti pembayaran gaji.

Æ  Menyiapkan bukti bank keluar dan cek/giro untuk disampaikan ke bagian keuangan.

4.    Bagian Keuangan

Æ  Melihat kembali daftar gaji dan bukti pembayaran gaji mengenai jumlah gaji yang akan dibayar dengan jumlah yang tertera dalam cek/giro.

Æ  Setelah ditandatangani, cek/giro didistribusikan sebagai berikut :

a.    Daftar gaji lembar ke-1 dan bukti bank keluar lembar ke-1 didistribusikan ke bagian Akuntansi untuk dibukukan

b.    Daftar gaji lember ke-2 dan bukti pembayaran gaji lembar ke-1 serta lembar ke-2 serta cek/giro diserahkan ke bagian personalia untuk dibagikan kepada karyawan (uang dan bukti pembayaran lembar ke-1)

c.    Bukti bank keluar lembar ke-2 diserahkan ke kasir untuk dicatat pada daftar kas.

5.    Bagian Akuntansi

Æ  Setelah menyakini kebenaran berkas gaji, bagian Akuntansi kemudian membukukan transaksi pembayaran gaji.

II.    MENGHITUNG GAJI DAN UPAH SETIAP KARYAWAN

1. Tambahan Gaji dan Upah

§  Selain gaji dan upah, karyawan juga mendapatkan manfaat-manfaat lain, misalnya tunjangan istri dan anak, tunjangan jabatan, tunjangan hari raya, uang transport, uang makan dsb.

§  Selain itu, kadang ada beberapa perusahaan yang mengharuskan karyawannya untuk lembur. Lembur adalah penyelesian pekerjaan diluar jam kerja yang ditetapkan. Kelebihan jam kerja ini harus mendapatkan kompensasi.

§  Waktu kerja adalah waktu untuk melakukan pekerjaaan, dapat dilaksanakan pada siang hari dan atau malam hari. Waktu kerja yang ditetapkan, misalnya :

1.    Waktu kerja siang hari :

a.    7 jam 1 hari, 40 jam 1 minggu, dan 6 hari kerja dalam 1 minggu

b.    8 jam 1 hari dan 5 hari kerja dalam 1 minggu

2.    Waktu kerja malam hari :

a.    6 jam 1 hari, 35 jam 1 minggu, dan 6 hari kerja dalam 1 minggu

b.    7 jam 1 hari, 35 jam 1 minggu, dan 5 hari kerja dalam 1 minggu

B.   Potongan Penghasilan

§  Selain tambahan penghasilan, setiap karyawan juga mendapatkan potongan-potongan, misalnya pajak penghasilan, iuran pensiun, tabungan hari tua, asuransi, pinjaman dsb. Potongan ini akan mengurangi jumlah penghasilan yang diterima oleh setiap karyawan yang bersangkutan.

3. Formula Perhitungan Gaji dan Upah Karyawan

Berikut ini adalah formula perhitungan gaji dan upah karyawan :

Penghasilan bruto Penambahan : Tunjangan-tunjangan Lembur, dsb Jumlah penghasilan bruto Pengurangan : Pajak Penghasilan Pinjaman Iuran pension Tabungan hari tua, dsb Jumlah penghasilan neto

XXX    XXX + XXX XXX XXX    XXX +

XXX     XXX + XXX    XXX _ XXX

Contoh :

Ananta seorang karyawan PT. Kartika Jaya mempunyai penghasilan sebulan sebesar               Rp. 1.700.000. Ananta sudah menikah dan mempunyai 1 orang anak.

Selain gaji, ia juga mendapatkan tunjangan untuk anak dan istrinya, serta uang transport dan makan, sebesar Rp. 240.000 dan Rp. 304.500. Biaya jabatan sebesar Rp. 1.296.000. Potongan yang dikenakan terhadapnya adalah pajak penghasilan dan iuran pensiun. Iuran persiun sebesar Rp. 100.000.

Hitunglah penghasilan Ananta sebulan!

      III.    MEMBUAT DAFTAR GAJI DAN UPAH KARYAWAN 

                 SLIP GAJI

1.    Pengertian Slip Gaji

Slip gaji adalah suatu catatan yang menunjukkan upah atau gaji yang dibayarkan untuk jasa-jasa karyawan pada suatu periode tertentu, bersama dengan rincian hak-hak atas jumlah tersebut dan pengurangan-pengurangan terkait terhadap pembayaran kepada karyawannya.

2.    Bentuk Slip Gaji

Bentuk atau format slip gaji berbeda-beda di setiap perusahaan, tergantung masing-masing kebutuhan.

Berikut ini adalah contoh bentuk slip gaji.

……………………………………………..	SLIP GAJI
Nama                         : NIP                            : Status Kepegawaian  : Status Perkawinan     : Bagian                       : Jabatan                      :
Rincian Gaji
Gaji Pokok Ditambah : Dikurangi : Gaji Dibayarkan (…………………………………………………………………………………’………………..)
………………….                         ………………                            ……………. Bagian………………..                 Bagian……………….. (                    )                             (                        )                   (                          )
Lembar ke-1 : untuk pegawai, bersama uang gaji Lembar ke-2 : bagian personalia

3.    Formulir Kas Bon

ü  Adakalanya karyawan membutuhkan uang dengan segera, padahal tanggal terima gaji masih lama. Oleh karena itu, perusahaan mengeluarkan kebijakan kas bon. Karyawan dapat meminjam sejumlah uang kemudian pada saaat terima gaji, akan dipotong sebesar kas bon atau ketentuan lain yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

ü  Kas bon disiapkan oleh pihak yang membutuhkan dana dan disetujui oleh atasan langsung. Kas bon oleh kasir diperlakukan sebagai uang tunai (kas kecil) dan disimpan dalam kotak kas. Setelah dipertanggungjawabkan, kas disobek/dibuang.

………………………….	KAS BON	No :                 Tanggal :
		HARAP SEGERA DIPERTANGGUNGJAWABKAN
Diterima dari kasir uang sebesar Rp…………………………………………………… (……………………………………………………………………………………………………) Untuk keperluan :
……………………….... Bagian…………………. (                                    )	…………………… Bagian……………… (                                  )	………………………. Bagian………………. (                                 )	……………………… Bagian……………… (                               )

B.   Rekapitulasi Gaji dan Upah Karyawan

§  Rekapitulasi gaji dan upah karyawan disebut juga daftar gaji.

§  Daftar gaji merupakan rekapitulasi rencana pembayaran gaji untuk seluruh karywan.

§  Daftar ini disiapkan oleh bagian personalia berdasarkan absensi aatau daftar hadir (kemungkinan adanya sangsi pemotongan gaji) dan standar gaji.

§  Untuk upah harian, dihitung dari jumlah kehadiran (jam kerja) dikalikan tariff upah per jam/hari.

§  Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penyusunan daftar gaji, misalnya perhitungan cicilan pinjaman pegawai, perhitungan PPh pasal 21 dan klasifikasi gaji atau upah karyawan berdasarkan bidang kerja masing-masing.

  IV.    PENGGOLONGAN TENAGA KERJA

Tenaga kerja dapat digolongkan kedalam beberapa kelompok berikut :

A.   Tenaga Kerja Menurut Fungsi Pokok Dalam Perusahaan

1.    Tenaga Kerja Bagian Produksi

ü  Tenaga kerja bagian produksi adalah tenaga kerja yang secara langsung atau tidak langsung terlibat dalam kegiatan produksi sehingga jasa yang diberikan kepada tenaga kerja bagian produksi akan dimasukkan dalam unsur harga pokok produksi sebagai biaya tenaga kerja langsung atau tidak langsung.

2.    Tenaga Kerja Bagian Pemasaran

ü  Tenaga kerja bagian pemasaran adalah tenaga kerja yang berhubungan dengan kegiatan distribusi / penjualan hsil produksi sehingga jasa yang diberikan kepada tenaga kerja pemsaran tidak termasuk dalam unsur produksi tetapi dimasukkan dalam unsur penjualan.

3.    Tenaga Kerja Bagian Administrasi dan Umum

ü  Tenaga bagian administrasi dan umum adalah tenaga kerja yang berhubungan dengan kegiatan adminstrasi dan umum yang ada di kantor sehingga jasa yang diberikan kepada tenaga kerja atau pegawai bagian umum administrasi termasuk ke dalam biaya administrasi dan umum.

B.   Tenaga Kerja Menurut Hubungannya Dengan Produk

1.    Tenaga Kerja Langsung

ü  Tenaga kerja langsung adalah tenaga kerja yang secara langsung menangani proses pengolahan bahan baku menjadi barang jadi / produk jadi dalam kegiatan produksi. Sehingga jasa yang diberikan kepada tenaga kerja langsung dimasukkan ke dalam biaya tenaga kerja langsung.

2.    Tenaga Kerja Tidak Langsung

ü  Tenaga kerja tidak langsung adalah tenaga kerja yang secara tidak langsung menangani pengolahan bahan tetapi membantu atas penyelesaian produk dalam perusahaan sehingga jasa yang diberikan kepada tenaga kerja tidak langsung dimasukkan ke dalam perkiraan biaya tenaga kerja tidak langsung.

C.   Tenaga Kerja Menurut Pendidikannya / Kemampuannya

1.    Tenaga Kerja Terdidik

ü  Tenaga kerja terdidik adalah tenaga kerja unutk menduduki profesinya karena adanya pendidikan secara formal (biasanya sebagai tenaga ahli, manajer dll.)

2.    Tenaga Kerja Terlatih

ü  Tenaga kerja terlatih adalah tenaga kerja untuk menduduki profesinya karena adanya latihan / ketrampilan yang duperoleh dari pendidikan nonformal (biasanya sebagai tenaga pelaksana)

3.    Tenaga Kerja Tidak Terdidik / Tidak Terlatih

ü  Tenaga kerja tidak terdidik / tidak terlatih adalah tenaga kerja yang tidak mempunyai keahlian khusus biasanya sebagai tenaga kasar dengan diberi upah secara harian.

D.   Tenaga Kerja Menurut Kegiatan Departemen-departemen Dalam Perusahaan

1.    Tenaga Kerja Departemen Produksi

a.    Tenaga Kerja Bagian Pengolahan

b.    Tenaga Kerja Bagian Penelitian

c.    Tenaga Kerja Bagian Penyempurnaan

2.    Tenaga Kerja Departemen Non Produksi

a.    Tenaga Kerja Bagian Personal

b.    Tenaga Kerja Bagian Akuntansi

c.    Tenaga Kerja Bagian Kantor

E.    Tenaga Kerja Menurut Jenis Pekerjaannya

1.    Tenaga Kerja Bagian Pabrik

a.    Manajer pabrik

b.    Karyawan pabrik

c.    Tukang servis mesin

d.    Operator produksi

e.    Penagwas / mandor

2.    Tenaga Kerja Bagian Kantor

a.    Manajer personalia

b.    Karyawan kantor

c.    Sekretris

d.    Juru tik

3.    Tenaga Kerja Bagian Lapangan

a.    Pemasaran

b.    Periklanan

c.    Penagihan

    V.    AKUNTANSI BIAYA TENAGA KERJA

A.   Pencatatan dan Perhitungan Waktu Kerja

Kegiatan pertama yang dilakukan oleh Akuntansi tenaga kerja adalah mencatat waktu kerja. Kegiatan tersebut dilaksanakan oleh bagian personalia dengan dibuatkan kartu jam hadir bulanan atau dapat pula didasarkan pada satuan produk yang dihasilkan pekerja yang bersangkutan.

Dibawah ini diberikan contoh kartu jam kerja / catatan waktu bagi seorang karyawan

KARTU JAM KERJA Nama Tenaga Kerja         :                                                                   Unit Kerja     : Periode                             :
Hari/ Tanggal	Jam Masuk	Jam Istirahat	Jam Kembali	Jam Pulang	Jumlah Jam	Jam Reguler	Jam Lembur
Senin Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu Minggu
Jumlah

Pencatatan dan perhitungan waktu / jam kerja di atas dikirim ke bagian pembuatan daftar gaji sebagai dasar untuk penyusunan daftar gaji dan upah.

B.   Perhitungan Jumlah Biaya Tenaga Kerja

Dari pencatatan dan perhitungan waktu kerja dapat dipakai sebagai dasar untuk penyusunan daftar gaji, baik tenaga kerja langsung maupun tidak langsung, maupun tenaga kerja bagian pemasaran dan bagian administrasi dan umum.

Dibawah ini diberikan contoh blangko daftar gaji / upah karyawan suatu perusahaan pada periode tertentu.

PT. MIRAH Daftar Gaji / Upah Bulan………………

No.

Nama Pekerja

Jml. Jam Kerja

Upah Variabel

Upah Tetap

Gaji /Upah Kotor

Potongan

Jml. Pot.

Upah Yang diterima

Jam Reguler

Jam Lembur

PPh

Astek

Pinjaman

Jml. Jam

Tarif

Total

Jml. Jam

Tarif

Total

1. 2. 3. 4.

A B C D

JUMLAH

(P)

(Q)

(R)

(S)

(T)

Dari daftar gaji dan upah di atas secara umum dapat dibuat jurnal sebagai berikut :

a.    Gaji / upah dari daftar gaji :

Gaji dan upah                                         Rp.xxx (P)

               Utang PPh karyawan                         Rp.xxx (Q)

               Utang astek                                         Rp.xxx (R)

               Piutang karyawan                               Rp.xxx (S)

               Utang gaji dan upah                            Rp.xxx (T)      

b.    Pembayaran gaji dan upah :

Utang gaji dan upah                               Rp.xxx (T)

               Kas                                                      Rp.xxx(T)

c.    PPh karyawan dan asuransi tenaga kerja ke kantor kas negara dan kantor asuransi :

Utang gaji dan upah                               Rp.xxx (Q)

Utang astek                                            Rp.xxx (R)

               Kas                                                      Rp.xxx(Q+R)

  VI.    PEMBEBANAN BIAYA TENAGA KERJA

Jumlah gaji dan upah yang telah dihitung oleh petugas pembuat daftar gaji dan upah tersebut kemudian dialokasikan / dibebankan ke masing-masing jenis biaya, dengan mendebit masing-masing biaya dan mengkredit gaji dan upah dengan jurnal sebagai berikut :

BDP-biaya tenaga kerja langsung              Rp.xxx

Biaya overhead pabrik sesungguhnya                   Rp.xxx

Biaya pemasaran                                      Rp.xxx

               Gaji dan upah                                                    Rp.xxx

Dari daftar gaji dan upah di atas dapat disederhanakan / direkapitulasi sebagai berikut :

Gaji dan Upah	Gaji Kotor (Rp.)	Potongan			Jumlah Potongan	Gaji/Upah Bersih (Rp.)
		PPh 21	Astek	Pinjaman
1.Bagian produksi langsung	3.080.000	308.000	154.000	100.000	562.000	2.518.000
Bagian produksi tak langsung	3.700.000	370.000	185.000	75.000	630.000	3.070.000
2.Bagian pemasaran	6.480.000	648.000	324.000	400.000	1.372.000	5.108.000
3.Bagian administrasi dan umum	3.600.000	360.000	180.000	300.000	840.000	2.760.000
Jumlah	16.860.000	1.686.000	843.000	875.000	3.404.000	13.456.000

Berdasarkan data di atas, maka jurnal yang diperlukan untuk pencatatan biaya tenaga kerja adalah sebagai berikut :

a.     Jurnal saat mencatat gaji dan upah dalam daftar gaji bulan Januari :

Gaji dan upah                                     Rp.16.860.000

         Utang PPh karyawan                                         Rp.  1.686.000

         Utang asuransi tenaga kerja                               Rp.     843.000

         Piutang karyawan                                              Rp.     875.000

         Utang gaji dan upah                                          Rp.13.456.000

b.    Jurnal pada saat membayar gaji dan upah :

Utang gaji dan upah                                       Rp. 13.456.000

         Kas                                                                  Rp. 13.456.000

c.     Jurnal saat membayar PPh karyawan dan asuransi tenaga kerja :

Utang PPh karwayan                          Rp. 1.686.000

Utang asuransi tenaga kerja                Rp. .  843.000

         Kas                                                                  Rp.2.529.000

d.    Jurnal untuk mencatat pengalokasian/pembebanan biaya gaji dan upah :

BDP biaya tenaga kerja langsung                    Rp. 3.080.000

BOP sesungguhnya                                        Rp.3.700.000

Biaya pemasaran                                            Rp.6.480.000

Biaya administrasidan umum               Rp.3.600.000

         Gaji dan upah                                                    Rp.16.860.000

    VII.    Pajak Penghasilan Karyawan

§  Untuk meningkatkan kesejahteraan pegawainya perusahaan yang sudah maju biasanya menaggung sebagian atau seluruh PPh karyawan, sehingga gaji dan upah akan bertambah, yaitu sebesar jumlah gaji dan upah menurut daftar gaji ditambah dengan PPh yang ditanggung perusahaan.

§  Penambahan jumlah gaji dan upah tersebut akan menambah jumlah utang gaji dan upah karyawan. PPh yang ditanggung oleh perusahaan  dalam alokasi/pembebanan gaji dan upah diperlakukan pada masing-masing pos sebagai berikut :

1.     PPh karyawan dari tenaga kerja langsung dan tak langsung diperlakukan sebagai biaya overhead pabrik sesungguhnya

2.     PPh karyawan dari pegawai administrasi dan umum, masing-masing diperlakukan sebagai biaya penjualan dan biaya administrasi dan umum.