Materi Lengkap Perjalanan Dinas Pimpinan

Sebagai seorang eksekutif, pimpinan pasti akan banyak melakukan perjalanan dinas, baik di dalam negeri maupun di luar negeri. Secara umum beberapa hal yang banyak dilakukan oleh seorang sekretaris dalam mengatur perjalanan dinas pimpinan meliputi pengurusan tiket pesawat, memesan hotel, menyiapkan bahan-bahan yang perlu dibawa oleh pimpinan dan mengatur jadwal perjalanan dan acara yang diikuti oleh pimpinan.

Pengertian Perjalanan Dinas

Perjalanan                                                       : Suatu kegiatan bepergian ke suatu tempat

Dinas                                                               : Melakukan tugas, dan kewajiban

Perjalanan Dinas Pimpinan                            : Kegiatan pimpinan bepergian ke suatu tempat

                                                                          tempat tertentu dalam rangka melaksanakan

                                                                          tugas kedinasan.

Macam Perjalanan Dinas

Domestik                                                         : Perjalanan Dinas Pimpinan hanya lingkup

                                                                          dalam negeri

Internasional                                                    : Perjalanan Dinas pimpinan ke luar negeri

Perencanaan Perjalanan Dinas Pimpinan

Perencanaan adalah keputusan untuk waktu yang akan datang, apa yang akan dilakukan, bilamana akan dilakukan dan siapa yang akan melakukan. Perencanaan dimaksudkan untuk memperoleh sesuatu dalam waktu yang akan datang, dan usaha (cara) yang efektif untuk mencapainya. Perencanaan bukan merupakan suatu tindakan, tetapi suatu proses, yaitu suatu proses yang tidak ada yang tidak mempunyai penyelesaian atau titik akhir.Hal ini dikarenakan perencanaan adalah suatu tindakan pemimilhan yang terbaik/menguntungkan dari berbagai alternative dalam usaha pencapaian tujuan.

Perencanaan mempunyai 2 kompunen, yaitu yang bersifat pesimis dan optimis. Bersifat pesimis berdasarkan atas kepercayaan bahwa apa yang diinginkan tidak akan terjadi, sedangkan yang bersifat optimis berdasarkan atas kepercayaan bahwa sesuatu dapat dilakukan dengan harapan bahwa yang diinginkan akan terlaksana.

Seorang sekretaris harus mengetahui kebijaksanaan dan prosedur yang berlaku dalam perusahaan. Dalam hal ini sekretaris harus memperhatikan hak masing-masing pimpinan, apakah berhak menggunakan fasilitas kelas utama, ekonomi, atau dapatkah menentukan sendiri. Apabila pengaturan agak rumit, sebaiknya secretaris menghubungi biro perjalanan, untuk mengatur perjalanan ke luar negeri. Biro perjalanan ini akan sangat membantu kelancaran, tetapi tanggung jawab tetap berada pada sekretaris atas terlaksananya keinginan pimpinan.

Sekretaris harus mengetahui kemana saja pimpinan akan pergi, setelah pimpinan memberitahu tentang keberangkatannya, maka sekretaris mulai mengumpulkan segala keterangan yang diperlukan secara lengkap, jelas dan terinci, sehingga mudah untuk dibuat jadwalnya.

Perencanaan Pengaturan Jadwal Kegiatan Pimpinan

Perencanaan pengaturan jadwal kegiatan pimpinan dilakukan dengan menitikberatkan pada apa yang menjadi kebutuhan pimpinan dan apa saja yang menjadi prioritas kerja bagi kegiatan pimpinan. Dengan demikian, dalam mengatur jadwal tersebut, sekretaris menyusun jadwal berdasarkan skala prioritas.

1.    Perencanaan meliputi tiga kategori

a)    Perencanaan jangka panjang (long term plan).

b)    Perencanaan jangka menengah (medium term  plan).

c)    Perencanaan jangka pendek (short term plan).

2.    Proses perencanaan

a)    Menetukan/menetapkan maksud dan tujuan secara jelas.

b)    Menentukan alternatif.

c)    Mengatur sumber-sumber yang diperlukan.

d)    Menentukan organisasi, metode, dan prosedur.

e)    Menentukan/menetapkan rencana itu sendiri.

Dalam rangka membuat perencanaan kerja hendaknya menetapkan pertanyaan-pertanyaan seperti berikut.

a)    Kegiatan apa yang harus dilakukan?

b)    Dimana kegiatan tertentu harus dilaksanakan?

c)    Bilamana kegiatan tertentu harus dilaksanakan?

d)    Siapa yang akan terlibat dalam pelaksanaan kegiatan nanti?

e)    Mengapa kegitan tersebut perlu dilaksanakan?

Dengan memahami pengertian perencanaan kerja tersebut, maka yang perlu dilaksanakan dalam membuat perencaaan kerja diantaranya adalah sebagai berikut.

a)    Meminta penjelasan/saran-saran seperlunya mengenai masalah yang belum dimengerti.

b)    Memeriksa terlebih dahulu setiap pekerjaan dan rencana demi kesempurnaan.

c)    Membuat catatan khusus yang memuat hal-hal penting, sehingga pekerjaan sehari-hari dapat direncanakan secara teratur.

d)    Menentukan urutan pentingnya masing-masing pekerjaan sehingga tugas yang paling penting mendapat prioritas pertama.

e)    Merencanakan batas waktu dan berusaha mencegah penundaan-penundaan pekerjaan.

f)     Meneliti agenda pimpinan setiap waktu, agar dapat membantu mengingatkan acara/kegiatan pimpinan yang telah mendesak.

Agar kegiatan pimpinan dapat berjalan dengan baik, jadwal kegiatan dapat disusun dalam jangka waktu tertentu, misalnya harian, mingguan, atau bulanan. Penentuan jadwal tidak mempunyai ketentuan yang pasti, hal tersebut sangat tergantung pada tingkat kebutuhan. Semua kurun waktu memiliki kelebihan dan kekurangan. Kurun waktu singkat, seperti jadwal mingguan lebih mudah dikoreksi mengingat kegiatan yang diperhatikan hanya 1 minggu, akan tetapi sulit membuat program untuk minggu-minggu selanjutnya. Sebaliknya jika kurun waktu jadwal terlalu lama misalnya bulanan memiliki kelebihan yaitu kegiatan selama satu bulan dapat diprogram, kelemahannya yaitu sulit mengoreksi atau mengganti dengan program kegiatan lain.

1.    Pengaturan Jadwal Kegiatan berdasarkan Urutan Surat Masuk

Pengaturan jadwal pimpinan dengan memperhatikan urutan surat masuk, dibuat berdasarkan surat permohonan yang masuk dengan memperhatikan isi surat terutama mengenai waktu dan tempat pelaksanaan serta jenis kegiatan yang harus dihadiri. Jika pada tanggal tertentu telah diisi dengan kegiatan lain, maka kegiatan yang baru datang akan diabaikan atau menunjuk pejabat lain yang dapat mewakili pimpinan.

Contoh :

Pada papan kegiatan telah tercantum jadwal kegiatan pimpinan untuk pembukaan penataran, kemudian surat masuk lain yang isinya tentang suatau kegiatan rapat dinas dengan Pemda, maka alternatif yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut:

·         Dapat membatalkan acara pembukaan penataran dengan menunjuk pejabat lain sebagai wakilnya.

·         Pimpinan dapat tetap hadir pada pembukaan penataran, sementara kegiatan rapat dengan Pemda dapat diwakilkan kepada pejabat lain.

Cara tersebut berlaku untuk semua kasus yang bersamaan waktu pelaksanaan kegiatannya.

2.    Pengaturan Jadwal Kegiatan Berdasarkan Tingkat Kepentingan

Pada pengaturan jadwal kegiatan pimpinan dengan sistem tingkat kepentingan, jadwal disusun berdasarkan urutan waktu kedatangan surat permohonan (contoh jadwal). Dalam pelaksanaan kegiatan, pimpinan atau kepala akan  melakukan seleksi kembali. Seleksi dilakukan dengan cara hanya memenuhi permintaan yang menurutnya penting, kegiatan yang tidak penting  akan ditinggalkan atau didelegasikan kapada pejabat lain.

3.    Menyusun Jadwal Kegiatan Pimpinan

Pimpinan tidak mungkin mengingat-ingat jadwal kegiatanya dari hari ke hari, sehingga sekretarislah yang mempunyai dan mengatur jadwal kegiatan pimpinannya.

Untuk membantu pimpinan dalam hal mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan, sebaiknya sekretaris membuat jadwal dalam suatu daftar atau buku khusus dan mencantumkannya pada white board/ lembar khusus yang diletakkan di ruang pimpinan.

Pimpinan akan memilih jenis agenda/jadwal baginya dan diharapkan sekeretaris juga mempunyai agenda yang serupa. Hal yang perlu diperhatikan dalam rangka mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan adalah sebagai berikut:

1)    Menerima dan menghimpun surat.

2)    Menyusun jadwal acara kegiatan pimpinan.

3)    Menjawabkan setiap pertanyaan yang menyangkut acara kegiatan pimpinan.

4)    Mengingatkan acara kegiatan pimpinan.

5)    Selalu mengikuti kemungkinan terhadap perubahan acara kegiatan pimpinan. 

Ciri-ciri Perencanaan Kerja Pimpinan

Ciri perencanaan kerja pimpinan yang baik meliputi hal-hal berikut.

1.    Jelas/masuk akal (rasional)

Jelas dlam arti pekerjaan tersebut dibuat sesuai dengan job description pimpinan.

2.    Sederhana ( simple)

Sederhana artinya dalam mengatur jadwal kegiatan pimpinan, sekretaris tidak membuat jadwal yang berlebihan, tetapi disesuaikan dengan kemampuan dan kesibukan pimpinan.

3.    Luwes (fleksibel)

Kegiatan yang disusun sekretaris harus fleksibel, dalam arti kegiatan tersebut dapat diubah sesuai dengan situasi dan kondisi yang terjadi dalam perusahaan. Fleksibel juga berarti tidak kaku dalam menyusun jadwal pimpinan. Sekretaris harus membuat perkiraan –perkiraan perubahan untuk hal-hal yang mungkin terjadi diluar jadwal itu.

4.    Mencakup kegiatan yang menyeluruh (comprehensive)

Dalam membuat perencanaan kerja pimpinan, sekretaris harus membuat jadwal kegiatan secara keseluruhan yang menjadi aktivitas pimpinan sehari-hari sesuai dengan job description.

5.    Berkesinambungan/terus-menerus (continue)

Dalam membuat perencanaan kerja pimpinan harus berkesinambungan, maksudnya perencanaan kerja pimpinan tidak berhenti sampai pada 1 periode tertentu, namun suatu proses yang terus-menerus (continue).

Pengorganisasian

A     Pengertian Pengorganisasian

Pengorganisasian secara umum dapat diartikan sebagai kegiatan mengidentifikasi, menganalisa, mengelompokan pekerjaan, menentukan pekerjaan bagi setiap pegawai. Pengorganisasian jadwal kegiatan pimpinan berati kegiatan mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelompokan pekerjaan pimpinan, termasuk mengelola waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan.

B     Hal-Hal yang Harus diperhatikan dalam Pengorganisasian Jadwal Pimpinan

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris dalam mengorganisasikan waktu pimpinan, hal tersebut adalah sebagai berikut

1)    Membuat suatu daftar kerja mengenai apa yang harus dilakukan pimpinan.

2)    Menetapkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.

3)    Menetapkan prioritas dari kegiatan terpenting dan mendesak yang dikategorikan, kegiatan setengah mendesak, dan kegiatan yang tidak mendesak atau dapat ditunda sementara.

4)    Mengatur jumlah orang yang terlibat dalam tugas pimpinan sesuai dengan kehendak pimpinan, sehingga dapat diprediksi berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan tugas tersebut.

Pengkoordinasian

Mengkoordinasi jadwal kegiatan pimpinan berarti mengharmonisasikan antara tugas pimpinan dengan tugas sekretaris atau dengan pegawai lainnya., sehingga akan tercapai pelaksanaan tugas yang efisien dan efektif. Sekretaris harus dapat bekerja sama dengan berbagai pihak sehubungan dengan tugas pimpinan. Misalnya pada saat akan diadakan rapat, sekretaris harus mengkoordinasi terlebih dahulu kepada pimpinan mengenai waktu pertemuan, bahan apa saja yang harus disiapkan dalam rapat, dan siapa-siapa yang akan diundang. Semua hal tersebut harus harmonis dalam arti jangan sampai rapat dilaksanakan, tetapi ternyata pimpinan tidak bisa hadir karena ada acara lain.

Pengawasan

Mengawasi pengaturan jadwal kegiatan pimpinan berarti melihat apakah jadwal kegiatan pimpinan yang direncanakan sudah sesuai dengan kegiatan yang dilaksanakan.

Kegiatan pengawasan juga merupakan kegiatan untuk mengoreksi jadwal kegiatan yang tidak sesuai rencana. Dalam melakukan pengawasan jadwal kegiatan pimpinan , sekretaris juga perlu melihat ketepatan waktu dan kualitas pekerjaan yang dihasilkan untuk masing-masing kegiatan pimpinan.

Keterangan-Keterangan yang Diperlukan Dalam Perjalanan Dinas

1.    Tujuan Perjalanan, persinggahan atau perhentian, baik pada waktu berangkat, kembali atau keduanya.

2.    Tanggal keberangkatan dan tanggal kembalinya

3.    Tanggal, waktu, tempat, dan dengan siapa saja membuat janji bertemu

4.    Waktu yang dipilih untuk keberangkatan

5.    Persiapan transportasi, dengan menggunakan pesawat, kapal laut, kereta api atau mobil.

6.    Jenis pelayanan yang dikehendaki kelas utama atau ekonomi

7.    Hotel yang dikehendaki

8.    Angkutan apa yang diperlukan disetiap kota yang dikunjungi

Arti dan Tugas Sekretaris

Sekretaris berasal dari bahasa latin yaitu dari kata Secretum yang artinya adalah rahasia. Sedangkan orang yang memegang rahasia dinamakan secretaium atau secretarius (B. Inggris : Secretary). Sekretaris adalah Orang yang dipercaya untuk memegang rahasia perusahaan atau rahasia kantor. Tugas utamanya selain mengerjakan administrasi kantor juga menjadi asisten manajer atau asisten pemimpin perusahaan.

A.    Peran Sekretaris berdasarkan kedudukan serta golongan dalam organisasi terbagi tiga, yaitu :

1.    Berdasarkan luas ruang lingkup dan tanggung jawab dalam pekerjaan

2.    Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja

3.    Berdasarkan bidang kekhususan dalam pekerjaan spesialisasi

B.    Peran Sekretaris berdasarkan luas ruang lingkup dan tanggung jawab dalam pekerjaan terbagi menjadi 2, yaitu :

1.    Private Secretary (Sekretaris pribadi)

Yaitu: Sekretaris yang bekerja untuk satu orang, misalnya direktur, menteri atau pengusaha. Sekretaris pribadi mempertanggung jawabkan pekerjaan langsung kepada atasan yang dibantunya

2.    Administrative Assistant (Sekretaris eksekutif)

Yaitu : Sekretaris yang bekerja untuk administrasi manajemen puncak. Ruang lingkup sekretaris eksekutif dibantu oleh beberapa staf dalam menangani pekerjaannya.

C.   Peran Sekretaris berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja terbagi menjadi 2, yaitu :

1.    Yunior Secretary (Sekretaris Yunior)

Yaitu : Sekretaris yang baru memulai kariernya sebagai sekretaris (tingkat pemula). Diantaranya yang menduduki jabatan sekretaris yunior adalah mereka yang baru menyelesaikan pendidikan ketrampilan sekretaris dan belum pernah bekerja.

2.    Senior Secretary (Sekretaris Senior)

Yaitu : Sekretaris yang memiliki pengalaman kerja. Mereka dapat melaksanakan tugas tanpa bimbingan orang lain.

D.   Peran Sekretaris berdasarkan bidang kekhususan dalam pekerjaan spesialisasi

Sekretaris yang sudah mengikuti pendidikan yang khusus dalam bidang-bidang masing-masing, seperti sekretaris dalam bidang kedokteran (Medicaal Secretary), bidang hukum (legal secretary), akuntansi (accounting secretary) dan bidang teknik ( Technical secretary).

Membuat Daftar Perjalanan Dinas

Daftar Perjalanan adalah Suatu daftar rincian perjalanan yang diawali dari hari, tanggal dan jam pemberangkatan sampai tujuan bahkan jam tiba dan kota-kota yang akan dilalui.

Daftar perjalanan disusun rangkap 4, diberikan kepada:

1.    Pimpinan

2.    Keluarga

3.    Teman  sejawat/Wakil

4.    Sekretaris

Tujuan Perjalanan Dinas Pimpinan

Tujuannya untuk mengetahui bahwa pimpinan sedang melakukan perjalanan dinas pimpinan

Dokumen perjalanan yang harus disiapkan oleh sekretaris

Surat Perintah (Surat Tugas Jalan) dan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)

Surat ini dikeluarkan oleh perusahaan atau kantor-kantor pemerintah yang bersangkutan. Untuk dapat melakukan perjalanan dinas, pegawai atau pimpnan yang bersangkutan harus mendapat Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) dari pejabat yang berwenang.

Berdasarkan surat ini, sekretaris mengetahui pimpinannya atau karyawan biasa yang akan mengadakan perjalanan dinas, kemana tujuannya dan persiapan apa yang perlu dilakukan.

Perlengkapan Administrasi Perjalanan Dinas

1.    TIKET

2.    VISA

Visa adalah tanda izin yang dicap pada lembaran-lembaran paspor untuk mengunjungi suatu Negara tertentu dalam waktu tertentu. Visa ini dapat diperoleh pada konsulat atau keduataannegara yang bersangkutan. Perwakilan atau kedutaan negara yang akan dikunjungi akan memberikan stempel dalam salah satu lembaran paspor dari buku paspor. Hal ini menunjukkan bahwa si pemilik paspor telah dibenarkan untuk memasuki wilayah negaranya, dalam waktu tertentu. Untuk kunjungan yang tidak melebihi dua minggu, visa tidak diperlukan bagi warga negara Indonesia yang masuk ke negara-negara ASEAN.

Macam-macam visa :

a)    Visa untuk wisatawan (visitor authorization)

b)    Visa untuk para pelajar (student authorization)

c)    Visa untuk pegawai (employment authorization)

3.    PASPORT

Paspor adalah dokumen perjalanan yang diberikan izin untuk meninggalkan Negara dan untuk bepergian ke negara tertentu. Paspor merupakan tanda izin bepergian dan melalui perbatasan Negara yang dilaluinya, tanda bukti diri di negara asing dan bukti perlindungan hukum. Paspor diperoleh di kantor Imigrasi setempat, salah satu syarat yang harus dipenuhi oleh seseorang yang hendak bepergian ke luar negeri adalah pengesahan dari pemerintah, melalui Departemen Kehakiman yang berupa exit permit, yaitu surat ijin meninggalkan negara.

Paspor dibedakan dua macam :

a)    Paspor yang dikeluarkan oleh kantor Imigrasi yang tujuannya bukan untuk kepentingan pemerintan.

b)    Paspor yang dikeluarkan oleh Depar temen Luar Negeri, terdiri : paspor dinas (untuk warga negara yang tugas ke luar negari atas nama pemerintah), paspor diplomatik (untuk anggota corp diplomatik).

Syarat memperoleh pasport, yaitu:

a)    Pasphoto ukuran 4×6 sebanyak 5 buah

b)    Surat fiscal (Surat fiskal dibawa untuk mendapat fiskal dari luar negeri, besarnya tergantung keperluan).

c)    Surat izin profesi yaitu izin yeng diberikan perusahaan/kantor yang menugaskan dia, atau atas izin istri/suami/ izin dari anak-anak/orang tua.

Biaya yang dikenakan untuk mengurus paspor

a)    Biaya blangko dan buku paspor

b)    Biaya exit permit

c)    Biaya health certificate.

Ketentuan bagi warga negara Indonesia berketurunan asing yang memerlukan pasport

a)    Memiliki kartu penduduk asli

b)    Surat warga negara asli

c)    Surat ganti nama kalau ada

d)    Akte kelahiran asli

e)    Pas photo 4×6, sebanyak 5 buah

f)     Surat fiskal

4.    FISKAL

Fiscal adalah pajak yang harus dikeluarkan oleh warga negara yang akan berangkat ke luar negeri, dipenuhi di lapangan udara pada saat keberangkatan. Agar segala persiapan perjalanan pimpinan dapat terkontrol maka sekretaris dapat membuat pengendalian perjalanan untuk setiap kegiatan perjalanan.

5.    YELLOW CARD

Yellow Card yaitu surat keterangan kesehatan yang dikeluarkan oleh dinas kessehatan yang menerangkan bahwa pemegang kartu tersebut dinyatakan bahwa pemegang kartu tersebut dinyatakan sehat / tidak mengidap jenis penyakit apapun.

Health certificate adalah sertifikat kesehatan yang diberikan Departemen Kesehatan kepada warga negara yang akan ke luar negeri. Kartu ini menerangkan bahwa si pemegang bebas dari penyakit menular (cacar air, kolera, hepatitis dsb). Maka sebelum berangkat ke luar negeri penyakit harus dibebaskan dengan cara diimunisasi maupun karantina. Jenis imunited penyakit menular mempunyai jangka waktu tertentu, untuk cacar (smallpa) sertifikat berlaku sampai 3 tahun, pes 6 bulan, kolera 6 bulan, tipes 1 tahun, dan demam kuning 6 bulan. Hal ini merupakan keharusan untuk memasuki Negara manapun, karena sudah merupakan ketentuan dari Undang-Undang Kesehatan Internasional (International Health Regulation) yang dikeluarkan oleh WHO.

6.    SURAT TUGAS DAN SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS

Surat tugas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Dalam kedinasan, kadangkala seorang PNS diperintahkan untuk melakukan tugas tertentu di bidang tertentu atau diperintahkan untuk melakukan tugas ke daerah maupun instansi lainnya. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) sebagai bukti administrasi tugas dilengkapi juga dengan Surat Tugas yang dikeluarkan oleh pimpinan atau atasan dari instansi terkait.

7.    EXIT PERMIT

Surat izin bagi warga negara yang ingin keluar negeri tetapi terdapat stempel, lama waktu 3 bulan.

8.    JADWAL KEBERANGKATAN

9.    TIKET PENERBANGAN