I. MENYIAPKAN PENGELOLAAN ADMINSTRASI GAJI DAN
UPAH
A.
Pengertian
Gaji dan Upah
ü Kompensasi
adalah imbalan jasa yang diberikan secara teratur dan dalam jumlah tertentu
oleh perusahaan kepada para karyawan atas kontribusi tenaganya yang telah
diberikan untuk mencapai tujuan perusahaan.
ü Kompensasi
ini juga berupa gaji dan upah
ü Istilah
gaji lebih banyak dipakai untuk kompensasi bagi para pegawai, sedangkan upah
untuk para pekerja (buruh)
ü Gaji
diberikan teratur setiap bulan dalam jumlah pasti, sedangkan upah biasanya
diberikan bulanan atau kurang dari itu dan sangat dipengaruhi oleh volume output yang dihasilkan oleh setiap
individu pekerja.
B.
Penggolongan
Gaji dan Upah
Karyawan
adalah orang yang bekerja pada suatu perusahaan dan mendapatkan imbalan jasa
atas tenaga yang dikeluarkannya untuk mancapai tujuan perusahaan tersebut.
Karyawan
dibedakan menjadi 2 kelompok, yaitu :
1.
Tenaga
Eksekutif
ü Karyawan
yang termasuk ke dalam golongan ini mempunyai tugas mengambil berbagai
keputusan dan melaksanakan fungsi manajemen, yaitu merencanakan,
mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinir, mengendalikan, dan mengawasi.
2.
Tenaga
Operatif
ü Karyawan
yang termasuk dalam golongan ini merupakan tenaga terampil yang menguasai
bidang pekerjaannya, sehingga setiap tugas yang dibebankan kepadanya dapat
dilaksanakan dengan baik.
Tenaga
operatif dibagi menjadi 3 golongan, yaitu :
a.
Tenaga Terampil (skilled labor)
b.
Tenaga Setengah Terampil (semi skilled labor)
c.
Tenaga Tidak Terampil (unskilled labor)
C.
Data Gaji
dan Upah
Data-data
yang diperlukan dalam pengelolaan gaji dan upah adalah :
1.
Rekaman waktu kehadiran
ÿ Rekaman
waktu dan kehadiran merupakan rekaman bukti kehadiran yang berkesinambungan di
tempat kerja sesuai dengan perjanjian.
ÿ Data ini
memuat informasi mengenai jam kedatangan dan jam selesai kerja karyawan.
ÿ Dari data
ini juga diketahui lamanya karyawan tersebut bekerja.
2.
Daftar gaji
ÿ Daftar
gaji adalah lembaran yang memuat semua informasi yang berkaitan dengan gaji dan
upah
3.
Kartu rekaman penghasilan
ÿ Kartu
rekaman penghasilan adalah kartu yang memuat rekaman upah yang dibayarkan
kepada karyawan beserta potongan pajak penghasilan yang diambil darinya
4.
Slip upah
ÿ Rincian
lengkap upah yang diterima oleh karyawan
5.
Paket upah
ÿ Upah
biasanya dibayarkan dalam amplop. Amplop ini disebut paket upah. Amplop khusus
mencantumkan nama pegawai, nomor, dan departemennya ditempat yang terlihat
6.
Rekaman staf
ÿ Rekaman
staf adalah rekaman yang memberikan rincian jasa untuk pegawai.
D.
Prosedur
Penggajian dan Pengupahan
Prosedur
penggajian dan pengupahan di setiap perusahaan tidak sama. Masing-masing
mempunyai peraturan. Walaupun berbeda-beda, perusahaan tersebut tidak boleh
bertentangan dengan peraturan mengenai penggajian dan pengupahan yang telah
ditetapkan oleh pemerintah.
Berikut ini
merupakan prosedur penggajian dan pengupahan :
1.
Bagian Personalia
Æ Menyiapkan
daftar gaji dan bukti pembayaran gaji masing-masing rangkap 2, kemudian
disampaikan ke bagian umum.
2.
Bagian Umum
Æ Meneliti
kebenaran daftar karyawan dan jumlah gaji serta perhitungan PPh pasal 21 yang
tercantum dalam daftar gaji dan bukti pembayaran gaji.
Æ Setelah
disetujui diserahkan ke kasir
3.
Kasir
Æ Meneliti
kembali penjumlahan angka-angka dalam daftar gaji dan bukti pembayaran gaji.
Æ Menyiapkan
bukti bank keluar dan cek/giro untuk disampaikan ke bagian keuangan.
4.
Bagian Keuangan
Æ Melihat
kembali daftar gaji dan bukti pembayaran gaji mengenai jumlah gaji yang akan
dibayar dengan jumlah yang tertera dalam cek/giro.
Æ Setelah
ditandatangani, cek/giro didistribusikan sebagai berikut :
a.
Daftar gaji lembar ke-1 dan bukti bank keluar
lembar ke-1 didistribusikan ke bagian Akuntansi untuk dibukukan
b.
Daftar gaji lember ke-2 dan bukti pembayaran
gaji lembar ke-1 serta lembar ke-2 serta cek/giro diserahkan ke bagian
personalia untuk dibagikan kepada karyawan (uang dan bukti pembayaran lembar
ke-1)
c.
Bukti bank keluar lembar ke-2 diserahkan ke
kasir untuk dicatat pada daftar kas.
5.
Bagian Akuntansi
Æ Setelah
menyakini kebenaran berkas gaji, bagian Akuntansi kemudian membukukan transaksi
pembayaran gaji.
II.
MENGHITUNG
GAJI DAN UPAH SETIAP KARYAWAN
- Tambahan Gaji dan Upah
§ Selain
gaji dan upah, karyawan juga mendapatkan manfaat-manfaat lain, misalnya
tunjangan istri dan anak, tunjangan jabatan, tunjangan hari raya, uang
transport, uang makan dsb.
§ Selain
itu, kadang ada beberapa perusahaan yang mengharuskan karyawannya untuk lembur.
Lembur adalah penyelesian pekerjaan diluar jam kerja yang ditetapkan. Kelebihan
jam kerja ini harus mendapatkan kompensasi.
§ Waktu
kerja adalah waktu untuk melakukan pekerjaaan, dapat dilaksanakan pada siang
hari dan atau malam hari. Waktu
kerja yang ditetapkan, misalnya :
1.
Waktu kerja siang hari :
a.
7 jam 1 hari, 40 jam 1 minggu, dan 6 hari
kerja dalam 1 minggu
b.
8 jam 1 hari dan 5 hari kerja dalam 1 minggu
2.
Waktu kerja malam hari :
a.
6 jam 1 hari, 35 jam 1 minggu, dan 6 hari
kerja dalam 1 minggu
b.
7 jam 1 hari, 35 jam 1 minggu, dan 5 hari
kerja dalam 1 minggu
B.
Potongan
Penghasilan
§ Selain
tambahan penghasilan, setiap karyawan juga mendapatkan potongan-potongan,
misalnya pajak penghasilan, iuran pensiun, tabungan hari tua, asuransi,
pinjaman dsb. Potongan ini akan mengurangi jumlah penghasilan yang diterima
oleh setiap karyawan yang bersangkutan.
- Formula Perhitungan Gaji dan Upah Karyawan
Berikut ini adalah formula perhitungan gaji dan upah
karyawan :
Penghasilan bruto
Penambahan :
Tunjangan-tunjangan
Lembur, dsb
Jumlah penghasilan
bruto
Pengurangan :
Pajak Penghasilan
Pinjaman
Iuran pension
Tabungan hari tua,
dsb
Jumlah penghasilan
neto
|
XXX
XXX +
XXX
XXX
XXX
XXX +
|
XXX
XXX +
XXX
XXX _
XXX
|
Contoh :
Ananta
seorang karyawan PT. Kartika Jaya mempunyai penghasilan sebulan sebesar Rp. 1.700.000. Ananta sudah
menikah dan mempunyai 1 orang anak.
Selain
gaji, ia juga mendapatkan tunjangan untuk anak dan istrinya, serta uang
transport dan makan, sebesar Rp. 240.000 dan Rp. 304.500. Biaya jabatan sebesar
Rp. 1.296.000. Potongan yang dikenakan terhadapnya adalah pajak penghasilan dan
iuran pensiun. Iuran persiun sebesar Rp. 100.000.
Hitunglah
penghasilan Ananta sebulan!
III. MEMBUAT DAFTAR GAJI DAN UPAH KARYAWAN
SLIP GAJI
1.
Pengertian
Slip Gaji
Slip gaji
adalah suatu catatan yang menunjukkan upah atau gaji yang dibayarkan untuk
jasa-jasa karyawan pada suatu periode tertentu, bersama dengan rincian hak-hak
atas jumlah tersebut dan pengurangan-pengurangan terkait terhadap pembayaran
kepada karyawannya.
2.
Bentuk
Slip Gaji
Bentuk
atau format slip gaji berbeda-beda di setiap perusahaan, tergantung
masing-masing kebutuhan.
Berikut
ini adalah contoh bentuk slip gaji.
|
……………………………………………..
|
SLIP
GAJI
|
|
Nama :
NIP :
Status
Kepegawaian :
Status
Perkawinan :
Bagian :
Jabatan :
|
|
|
Rincian Gaji
|
|
|
Gaji
Pokok
Ditambah
:
Dikurangi
:
Gaji
Dibayarkan
(…………………………………………………………………………………’………………..)
|
|
|
…………………. ……………… …………….
Bagian……………….. Bagian………………..
( ) ( ) ( )
|
|
|
Lembar
ke-1 : untuk pegawai, bersama uang gaji
Lembar
ke-2 : bagian personalia
|
|
3.
Formulir
Kas Bon
ü Adakalanya
karyawan membutuhkan uang dengan segera, padahal tanggal terima gaji masih
lama. Oleh karena itu, perusahaan mengeluarkan kebijakan
kas bon. Karyawan dapat meminjam sejumlah uang kemudian pada saaat terima gaji,
akan dipotong sebesar kas bon atau ketentuan lain yang telah ditetapkan oleh
perusahaan.
ü Kas bon
disiapkan oleh pihak yang membutuhkan dana dan disetujui oleh atasan langsung.
Kas bon oleh kasir diperlakukan sebagai uang tunai (kas kecil) dan disimpan
dalam kotak kas. Setelah dipertanggungjawabkan, kas disobek/dibuang.
|
………………………….
|
KAS
BON
|
No
: Tanggal :
|
|
|
HARAP
SEGERA
DIPERTANGGUNGJAWABKAN
|
|||
|
Diterima
dari kasir uang sebesar Rp……………………………………………………
(……………………………………………………………………………………………………)
Untuk
keperluan :
|
|||
|
………………………....
Bagian………………….
( )
|
……………………
Bagian………………
( )
|
……………………….
Bagian……………….
( )
|
………………………
Bagian………………
( )
|
B.
Rekapitulasi
Gaji dan Upah Karyawan
§ Rekapitulasi
gaji dan upah karyawan disebut juga daftar gaji.
§ Daftar
gaji merupakan rekapitulasi rencana pembayaran gaji untuk seluruh karywan.
§ Daftar ini
disiapkan oleh bagian personalia berdasarkan absensi aatau daftar hadir
(kemungkinan adanya sangsi pemotongan gaji) dan standar gaji.
§ Untuk upah
harian, dihitung dari jumlah kehadiran (jam kerja) dikalikan tariff upah per
jam/hari.
§ Ada
beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penyusunan daftar gaji, misalnya
perhitungan cicilan pinjaman pegawai, perhitungan PPh pasal 21 dan klasifikasi
gaji atau upah karyawan berdasarkan bidang kerja masing-masing.
IV. PENGGOLONGAN TENAGA KERJA
Tenaga
kerja dapat digolongkan kedalam beberapa kelompok berikut :
A.
Tenaga
Kerja Menurut Fungsi Pokok Dalam Perusahaan
1.
Tenaga
Kerja Bagian Produksi
ü Tenaga
kerja bagian produksi adalah tenaga kerja yang secara langsung atau tidak
langsung terlibat dalam kegiatan produksi sehingga jasa yang diberikan kepada
tenaga kerja bagian produksi akan dimasukkan dalam unsur harga pokok produksi
sebagai biaya tenaga kerja langsung atau tidak langsung.
2.
Tenaga
Kerja Bagian Pemasaran
ü Tenaga
kerja bagian pemasaran adalah tenaga kerja yang berhubungan dengan kegiatan
distribusi / penjualan hsil produksi sehingga jasa yang diberikan kepada tenaga
kerja pemsaran tidak termasuk dalam unsur produksi tetapi dimasukkan dalam
unsur penjualan.
3.
Tenaga
Kerja Bagian Administrasi dan Umum
ü Tenaga
bagian administrasi dan umum adalah tenaga kerja yang berhubungan dengan
kegiatan adminstrasi dan umum yang ada di kantor sehingga jasa yang diberikan
kepada tenaga kerja atau pegawai bagian umum administrasi termasuk ke dalam
biaya administrasi dan umum.
B.
Tenaga
Kerja Menurut Hubungannya Dengan Produk
1.
Tenaga
Kerja Langsung
ü Tenaga
kerja langsung adalah tenaga kerja yang secara langsung menangani proses
pengolahan bahan baku
menjadi barang jadi / produk jadi dalam kegiatan produksi. Sehingga jasa yang
diberikan kepada tenaga kerja langsung dimasukkan ke dalam biaya tenaga kerja
langsung.
2.
Tenaga
Kerja Tidak Langsung
ü Tenaga
kerja tidak langsung adalah tenaga kerja yang secara tidak langsung menangani
pengolahan bahan tetapi membantu atas penyelesaian produk dalam perusahaan
sehingga jasa yang diberikan kepada tenaga kerja tidak langsung dimasukkan ke
dalam perkiraan biaya tenaga kerja tidak langsung.
C.
Tenaga
Kerja Menurut Pendidikannya / Kemampuannya
1.
Tenaga
Kerja Terdidik
ü Tenaga
kerja terdidik adalah tenaga kerja unutk menduduki profesinya karena adanya
pendidikan secara formal (biasanya sebagai tenaga ahli, manajer dll.)
2.
Tenaga
Kerja Terlatih
ü Tenaga
kerja terlatih adalah tenaga kerja untuk menduduki profesinya karena adanya
latihan / ketrampilan yang duperoleh dari pendidikan nonformal (biasanya
sebagai tenaga pelaksana)
3.
Tenaga
Kerja Tidak Terdidik / Tidak Terlatih
ü Tenaga
kerja tidak terdidik / tidak terlatih adalah tenaga kerja yang tidak mempunyai
keahlian khusus biasanya sebagai tenaga kasar dengan diberi upah secara harian.
D.
Tenaga
Kerja Menurut Kegiatan Departemen-departemen Dalam Perusahaan
1.
Tenaga
Kerja Departemen Produksi
a.
Tenaga Kerja Bagian Pengolahan
b.
Tenaga Kerja Bagian Penelitian
c.
Tenaga Kerja Bagian Penyempurnaan
2.
Tenaga
Kerja Departemen Non Produksi
a.
Tenaga Kerja Bagian Personal
b.
Tenaga Kerja Bagian Akuntansi
c.
Tenaga Kerja Bagian Kantor
E.
Tenaga
Kerja Menurut Jenis Pekerjaannya
1.
Tenaga
Kerja Bagian Pabrik
a.
Manajer pabrik
b.
Karyawan pabrik
c.
Tukang servis mesin
d.
Operator produksi
e.
Penagwas / mandor
2.
Tenaga
Kerja Bagian Kantor
a.
Manajer personalia
b.
Karyawan kantor
c.
Sekretris
d.
Juru tik
3.
Tenaga
Kerja Bagian Lapangan
a.
Pemasaran
b.
Periklanan
c.
Penagihan
V. AKUNTANSI BIAYA TENAGA KERJA
A.
Pencatatan
dan Perhitungan Waktu Kerja
Kegiatan
pertama yang dilakukan oleh Akuntansi tenaga kerja adalah mencatat waktu kerja.
Kegiatan tersebut dilaksanakan oleh bagian personalia dengan dibuatkan kartu
jam hadir bulanan atau dapat pula didasarkan pada satuan produk yang dihasilkan
pekerja yang bersangkutan.
Dibawah
ini diberikan contoh kartu jam kerja / catatan waktu bagi seorang karyawan
|
KARTU JAM KERJA
Nama
Tenaga Kerja :
Unit Kerja :
Periode :
|
|||||||
|
Hari/
Tanggal
|
Jam
Masuk
|
Jam
Istirahat
|
Jam
Kembali
|
Jam
Pulang
|
Jumlah
Jam
|
Jam
Reguler
|
Jam
Lembur
|
|
Senin
Selasa
Rabu
Kamis
Jumat
Sabtu
Minggu
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Jumlah
|
|
|
|
|
|
|
|
Pencatatan
dan perhitungan waktu / jam kerja di atas dikirim ke bagian pembuatan daftar
gaji sebagai dasar untuk penyusunan daftar gaji dan upah.
B.
Perhitungan
Jumlah Biaya Tenaga Kerja
Dari
pencatatan dan perhitungan waktu kerja dapat dipakai sebagai dasar untuk
penyusunan daftar gaji, baik tenaga kerja langsung maupun tidak langsung,
maupun tenaga kerja bagian pemasaran dan bagian administrasi dan umum.
Dibawah
ini diberikan contoh blangko daftar gaji / upah karyawan suatu perusahaan pada
periode tertentu.
|
PT. MIRAH
Daftar Gaji / Upah
Bulan………………
|
|||||||||||||||
|
No.
|
Nama Pekerja
|
Jml. Jam Kerja
|
Upah Variabel
|
Upah Tetap
|
Gaji
/Upah Kotor
|
Potongan
|
Jml.
Pot.
|
Upah
Yang diterima
|
|||||||
|
Jam Reguler
|
Jam Lembur
|
PPh
|
Astek
|
Pinjaman
|
|||||||||||
|
Jml. Jam
|
Tarif
|
Total
|
Jml. Jam
|
Tarif
|
Total
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
1.
2.
3.
4.
|
A
B
C
D
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
JUMLAH
|
|
|
|
|
|
|
|
|
(P)
|
(Q)
|
(R)
|
(S)
|
|
(T)
|
|
Dari
daftar gaji dan upah di atas secara umum dapat dibuat jurnal sebagai berikut :
a.
Gaji / upah dari daftar gaji :
Gaji dan
upah Rp.xxx
(P)
Utang PPh karyawan Rp.xxx (Q)
Utang astek Rp.xxx
(R)
Piutang karyawan Rp.xxx (S)
Utang gaji dan upah Rp.xxx (T)
b.
Pembayaran gaji dan upah :
Utang gaji
dan upah Rp.xxx
(T)
Kas Rp.xxx(T)
c.
PPh karyawan dan asuransi tenaga kerja ke
kantor kas negara dan kantor asuransi :
Utang gaji
dan upah Rp.xxx
(Q)
Utang
astek Rp.xxx
(R)
Kas Rp.xxx(Q+R)
VI. PEMBEBANAN BIAYA TENAGA KERJA
Jumlah
gaji dan upah yang telah dihitung oleh petugas pembuat daftar gaji dan upah
tersebut kemudian dialokasikan / dibebankan ke masing-masing jenis biaya,
dengan mendebit masing-masing biaya dan mengkredit gaji dan upah dengan jurnal
sebagai berikut :
BDP-biaya
tenaga kerja langsung Rp.xxx
Biaya
overhead pabrik sesungguhnya Rp.xxx
Biaya
pemasaran Rp.xxx
Gaji dan upah Rp.xxx
Dari
daftar gaji dan upah di atas dapat disederhanakan / direkapitulasi sebagai
berikut :
|
Gaji dan Upah
|
Gaji Kotor (Rp.)
|
Potongan
|
Jumlah Potongan
|
Gaji/Upah Bersih (Rp.)
|
||
|
PPh 21
|
Astek
|
Pinjaman
|
||||
|
1.Bagian
produksi langsung
|
3.080.000
|
308.000
|
154.000
|
100.000
|
562.000
|
2.518.000
|
|
Bagian produksi tak langsung
|
3.700.000
|
370.000
|
185.000
|
75.000
|
630.000
|
3.070.000
|
|
2.Bagian
pemasaran
|
6.480.000
|
648.000
|
324.000
|
400.000
|
1.372.000
|
5.108.000
|
|
3.Bagian administrasi
dan umum
|
3.600.000
|
360.000
|
180.000
|
300.000
|
840.000
|
2.760.000
|
|
Jumlah
|
16.860.000
|
1.686.000
|
843.000
|
875.000
|
3.404.000
|
13.456.000
|
Berdasarkan data di atas, maka jurnal yang diperlukan
untuk pencatatan biaya tenaga kerja adalah sebagai berikut :
a. Jurnal
saat mencatat gaji dan upah dalam daftar gaji bulan Januari :
Gaji dan upah Rp.16.860.000
Utang PPh
karyawan Rp. 1.686.000
Utang
asuransi tenaga kerja Rp. 843.000
Piutang
karyawan Rp. 875.000
Utang gaji
dan upah Rp.13.456.000
b. Jurnal
pada saat membayar gaji dan upah :
Utang gaji dan upah Rp.
13.456.000
Kas Rp.
13.456.000
c. Jurnal
saat membayar PPh karyawan dan asuransi tenaga kerja :
Utang PPh karwayan Rp.
1.686.000
Utang asuransi tenaga kerja Rp. . 843.000
Kas Rp.2.529.000
d. Jurnal
untuk mencatat pengalokasian/pembebanan biaya gaji dan upah :
BDP biaya tenaga kerja langsung Rp. 3.080.000
BOP sesungguhnya Rp.3.700.000
Biaya pemasaran Rp.6.480.000
Biaya administrasidan umum Rp.3.600.000
Gaji dan
upah Rp.16.860.000
VII. Pajak Penghasilan Karyawan
§ Untuk
meningkatkan kesejahteraan pegawainya perusahaan yang sudah maju biasanya
menaggung sebagian atau seluruh PPh karyawan, sehingga gaji dan upah akan
bertambah, yaitu sebesar jumlah gaji dan upah menurut daftar gaji ditambah
dengan PPh yang ditanggung perusahaan.
§ Penambahan
jumlah gaji dan upah tersebut akan menambah jumlah utang gaji dan upah
karyawan. PPh yang ditanggung oleh perusahaan
dalam alokasi/pembebanan gaji dan upah diperlakukan pada masing-masing
pos sebagai berikut :
1. PPh
karyawan dari tenaga kerja langsung dan tak langsung diperlakukan sebagai biaya
overhead pabrik sesungguhnya
2. PPh
karyawan dari pegawai administrasi dan umum, masing-masing diperlakukan sebagai
biaya penjualan dan biaya administrasi dan umum.
