Contoh Surat Pemesanan Barang ( Bentuk Block Style )

KOP SURAT

Nomor             : 60/SK/WKS/II/2015                                                 11 Januari 2016
Hal                  : Pemesanan Barang
Lamp.              : -

Kepada
PT Karya Usaha Mandiri
Jalan Cokro Aminoto No. 104
Surabaya

Dengan hormat,

Berdasarkan informasi dari surat Saudara No. 109/PM/II/2015 tertanggal 2 Januari 2016 mengenai penawaran pemesanan barang, kami bermaksud ingin memesan Laptop TOSHIBA Intel Pentium Core i3 2,4 ghz yang dilengkapi dengan modem dan hardisk berkapasitas 500GB  sebanyak 2 unit, harga @Rp7.200.000 dengan total harga Rp14.400.000 .

Kami berharap barang tersebut dikirim paling lambat 1 minggu setelah pemesanan. Sistem pembayaran akan dilakukan apabila barang sudah diterima oleh perusahaan kami dalam keadaan baik.

Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

                                                                                                            Hormat kami,

                                                                                                          

                                                                                                            Rafa Perdana

                                                                                                            Kepala Divisi Umum

Contoh Surat Permohonan Diklat

PT HARAPAN SENTOSA

Jln. Raya Merdeka Timur No. 25 A

JAKARTA TIMUR

Nomor                  : 001/HS/XI/2015                                                              16 November 2015

Lampiran              : -

Perihal                  : Permohonan Diklat

Kepada

PT Persada Taruna Training

Jln. Letjen Suprapto No. 34

Jakarta Pusat

Dengan hormat,

           Dalam rangka meningkatkan sumber daya manusia (SDM) dan untuk menambah pengetahuan dan kualitas para pekerja di perusahaan kami, dengan ini kami bermaksud untuk mengirimkan dan mendaftarkan 25 orang pegawai kami untuk mengikuti kegiatan Diklat Pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) di perusahaan Anda tertanggal 18 November 2015. Kami mengharapkan konfirmasi demi melangsungkan kegiatan tersebut.

    Demikian surat permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terimakasih. 

                   Hormat kami,

                    Rizky Ardiansyah, SH

                    Manajer Kepegawaian

Penyimpanan dan Pemeliharaan Sarana dan Prasarana

A. LAPORAN PENYIMPANAN DAN PEMELIHARAAN SARANA DAN PRASARANA

Dalam melakukan evaluasi seluruh asset sekolah maka diperlukan data laporan. Laporan yang valid bisa diterbitkan oleh user admin apabila semua data yang dibutuhkan pada sistem informasi sarana prasarana seluruhnya telah terisi. Data laporan sangat dibutuhkan oleh Bagian Sarana dan Prasarana untuk digunakan sebagai dasar kebijakan dalam pengelolaan manajemen sarana prasarana. Laporan akan menghasilkan data-data sebagai berikut :

1. Daftar inventaris barang

2. Laporan mutasi barang 

 

Contoh Format Daftar Inventaris Barang

Contoh Format Mutasi Barang

 Laporan sarana prasarana adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasrana kantor, baik persediaan, mutasi maupun keadaan fisik dari sarana prasrana tersebut dalam periode tertentu.

v  Fungsi adanya laporan adalah:

1)    Sebagai bahan pertanggungjawaban

2)    sebagai pengendali persediaan

3)    memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang

4)     sebagai dasar/bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan.

v  Dalam menyampaikan laporan sebaiknya dilampiri dengan:

1)     Bukti penerimaan barang

2)    bukti pembelian barang

3)    Bukti pengeluaran barang

4)    Kartu barang

5)    Kartu persediaan

6)    Daftar inventaris

7)    Daftar rekapitulasi barang inventaris

v  Teknik pembuatan laporan dapat disusun sebagai berikut:

1)    Memeriksa barang

2)    menghitung persediaam baeang awal tahun anggaran

3)    menghitung penerimaan dan pengadaan barang

4)      menghitung pengeluaran barang

5)      menghitung sisa persediaan

6)     mencatat mutasi barang

7)    melaporkan kepada atasan atau pimpinan  

Format Daftar Inventaris

Format Mutasi Barang

Format Kartu Persediaan

 

           Format Penerimaan Barang

          

         Format Pengeluaran Barang

 

B. Hal-hal yang berkaitan dengan Sarana dan Prasarana Kantor melalui system Komputerisasi

v  Manajemen Pengguna

Dalam pengelolaan manajemen sarana prasarana berbasis sistem informasi terintegrasi perlu dikelola secara baik dan benar. Mulai dari pendataan, input data, proses data, dan output data dibutuhkan manajemen pengguna sistem. Pengguna sistem yang dimaksud meliputi :

å      Pengguna

Pengguna merupakan setiap individu yang ada dilingkungan sekolah yang dapat mengakses sistem informasi sarana prasarana atau petugas yang ditunjuk dari setiap unit kerja yang ada dilingkungan sekolah yang ditugaskan untuk melaksanakan kebutuhan manajemen sarana prasarana di unit kerjanya. Setiap pengguna yang sudah di daftar secara online dapat mengakses sistem informasi sarana prasarana. Keputusan siapa saja yang berhak menjadi pengguna sistem informasi sarana prasarana akan ditentukan oleh Kepala Sekolah atas petunjuk R2 dan persetujuan Rektor. Proses yang dilakukan oleh user admin dalam manajemen pengguna sistem informasi sarana prasarana adalah menambah pengguna baru, mengubah data pengguna dan mengubah password pengguna.

å     Group

Group mempunyai hak akses atas menu sistem informasi manajemen sarana prasarana berdasarkan kebutuhan sekolah. Keputusan penambahan group ditentukan oleh BSDMU universitas atas petunjuk R2 dan persetujuan Rektor. Proses yang dilakukan oleh user admin dalam manajemen pengguna group sistem informasi sarana prasarana adalah menambah pengguna baru, mengubah data pengguna dan mengubah password pengguna

v Beberapa ruang lingkup bidang-bidang lain system komputerisasi  adalah sebagi berikut

1.     BIDANG KESISWAAN

a.    Mengatur pelaksanaan penerimaan siswa baru berdasarkan peraturan penerimaan siswa baru

b.    Mengelola layanan bimbingan dan kenseling

c.    Mencatat kehadiran dan ketidakhadira siswa

d.    Mengatur dan mengelola kegiatan ekstrakurikuler

2.    BIDANG PERSONALIA

a.      Mengatur pembagian tugas guru

b.      Mengajukan kenaikan pangkat, gaji dan mutasi guru

c.      Mengatur program kesejahteraan guru

d.      Mencatat kehadiran dan ketidakhadiran guru

e.      Mencatat masalah atau keluhan guru

3.     BIDANG SARPRAS

a.  Penyediaan dan seleksi buku pegangan guru

b.  Layanan perpustakaan dan laboratorium

c.  Penggunaan alat peraga

d.  Kebersihan dan keindahan linkungan sekolah

e.  Keindahan dan kebersiah kelas

f.   Perbaikan kelangkapan kelas

4.    BIDANG HUMAS

a.  Kerjasama sekolah dengan orang tua

b.  Kerja sama sekolah dengn komite sekolah.