peralatan/mesin komunikasi kantor

Peralatan/mesin komunikasi kantor

1.     Intercom atau lebih dikenal dengan sebutan aiphone, merupakan alat komunikasi yang dipergunakan untuk menyampaikan warta atau keterangan dalam lingkungan organisasi sendiri, dari suatu bagian ke bagian yang lain atau dari satu ruangan ke ruangan lain.
Fungsi intercom di lingkungan kantor:

1.Sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan informasi secara     efektif dari satu pihak kepihak liannya.

2.Memperluas saluran komunikasi dalam suatu instansi atau kantor.

3.Menghindari mondar-mandirnya para pegawai.

4.Menghemat waktu dan tenaga sehingga meningkatkan produktivitas   kerja pegawai.

2.     Telepon berasal dari kata tele yang berarti jauh dan phone yang artinya suara berhubungan telepon yaitu penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lainnya dari jarak jauh, baik dalam lingkungan sendiri maupun ke luar kantor.
Pesawat telepon adalah alat yang digunakan untuk menyampaikan dan sekaligus berfungsi untuk mendengarkan suara atau pembicara.

Macam-macam pesawat telepon
1.Pesawat tunggal, yaitu pesawat yang biasanya digunakan di rumah-rumah

2.PMBX (Pesawat Manual Brand Xchange), yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya melalui operator (tidak langsung)

3.PABX (Private Automatic Brand Xchange), yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya secara langsung atau tanpa melalui operator

3.     Handphone sudah menjadi bagian terpenting dalam dunia komunikasi, karena dinilai lebih cepat dan lebih portabel, dengan kata lain lebih praktis, tidak menggunakan kabel, dan dapat dibawa kemana-mana.

4.     Faksimili adalah   mesin/alat untuk mengirim dan menerima data atau dokumen yang hampir sesuai dengan aslinya, baik berupa tulisan maupun gambar.

5.     Mesin fotokopi
1.Mesin pengganda adalah alat untuk menggandakan dokumen dengan memperbesar atau memperkecil ukuran dari aslinya.

2.Naskah asli yang digandakan dengan mesin fotokopi ini akan menghasilkan rekaman naskah yang baik kualitasnya dan mirip atau mendekati aslinya, tetapi berwarna hitam tulisannya.

3.Salinan dapat dibuat pada kertas biasa atau kertas khusus, transparansi atau master duplikasi.

6.     Mesin stensil adalah mesin penghasil dokumen berbentuk  lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan pembantu “kertas master” yang Cash Register disebut dengan stensil sheet atau sit stensil.

mesin stensil manual                     mesin stensil manual dan elektrik

                  

7.     Proyektor OHP
Overhead Projector (OHP) adalah alat yang digunakan untuk menjelaskan presentasi secara visual.

OHP adalah media komunikasi visual yang dipergunakan untuk memproyeksikan tulisan atau gambar pada transparancy film yang diletakkan diatas OHP ke layar, sehingga memperoleh hasil proyeksi yang lebih jelas dan besar.

(OHP)

8.     Proyektor LCD
Alat ini hampir sama fungsinya dengan OHP, yaitu memperbesar tampilan ambar, foto maupun atau dari komputer ke layar atau bidang datar lainnya.

9.      Mikrofon (bahasa Inggris: michrophone) adalah suatu jenis tranduser yang mengubah energi-energi akustik (gelombang suara) menjadi sinyal listrik.


Mikrofon digunakan pada beberapa alat seperti telepon, alat perekam, alat bantu dengar, pengudaraan radio serta televisi, dan sebagainya. Pada dasarnya mikrofon berguna untuk membuat suara yang berintensitas rendah menjadi lebih keras.

10.                         Printer atau pencetak adalah alat yang menampilkan data dalam bentuk cetakan, baik berupa teks maupun gambar/grafik, di atas ertas. Printer biasanya terbagi atas beberapa bagian, yaitu picker sebagai alat mengambil kertas dari tray. Tray ialah tempat menaruh kertas.

11.                         Mesin ketik
1.Mesin ketik adalah salah satu alat yang peran dan fungsinya erat kaitannya dengan segala pekerjaan yang berhubungan dengan pengetikan, misalnya pekerjaan membuat surat, laporan, undangan, notulen dan sebagainya.

2.Mesin ketik berfungsi untuk melakukan pekerjaan tata tulis yang selama ini dilakukan secara manual dengan tangan.

3.Dalam perkembangannya, tata tulis tersebut dapat dilakukan dengan mesin ketik manual, mesin ketik elektronik, mesin ketik elektrik, bahkan menggunakan komputer.

12.                         Mesin TIK elektrik

Mesin tik elektrik adalah mesin tik yang cara kerjanya digerakkan dengan mempergunakan tenaga listrik.

contoh surat bentuk indented style

PT. BRASTAGI
Jalan Muara Utara No 36
Medan

Nomor                  : 27/R/23                                                                                             14 Agustus 1993
Lampiran               : --
Hal                        : Referensi atas nama PT. Solok Jaya di Medan.

Yth.Direktur PT.MEDAN RAYA
Jalan Jayakarta 105
Jakarta

Dengan Hormat,

                Surat permintaan referensi atas nama PT. SOLOK JAYA Medan tertanggal 10 Agustus 1993 Nomor  : 77/PR/93 telah kami terima dengan baik. membalas permintaan Saudara tersebut dengan ini kami jelaskan sebagai berikut:

a.       PT . Solok Jaya Medan memang bergerak dalam usaha perdagangan hasil hutan , antara lain rotan, sejak empat tahun yang lalu;

b.      Perusahaan kami belum lama berhubungan dengan PT SOLOK Jaya , namun sepanjang yang kami alami PT. Solok Jaya selalu memenuhi kewajiban tepat pada waktunya.

c.       Dalam lingkungan usahawan di Medan PT. Solok Jaya mempunyai nama baik secara relasi dengan cukup banyak.

d.      Hubungannya dengan pihak perbankan cukup baik dan mendapat kepercayaan penuh;

e.      Menurut pendapat kami PT. Solok Jaya dapat dipercaya,namun kami mohon pengertian Saudara bahwa apabila di kemudian hari terjadi hal-hal yang tidak menguntungkan , kami tidak dapat ikut bertanggung jawab.

Mudah – mudahan penjelasan kami dapat memuaskan dan terima kasih atas kepercayaan Saudara terhadap perusahaan kami.

Hormat kami,
PT. BRASTAGI

Syifa Fauziah      
                Direktur

SF/S

Teori Perilaku Produsen dan Konsumen

Teori perilaku produsen (teori produksi)

Teori perilaku adalah suatu gambaran bagaimana produsen berperilaku dalam memproduksi barang dan jasa.

Produksi adalah setiap usaha manusia yang dapat menambah manfaat atau kegunaan barang atau jasa untuk memenuhi kebutuhan manusia.

Faktor-faktor produksi adalah sebagai berikut:
1. Faktor produksi asli/primer yang terdiri atas SDA dan SDM (tanah, air, udara, sinar
   matahari, tumbuh – tumbuhan, hewan, barang tambang)
2. Faktor produksi sekunder/keturunan terdiri atas modal skill/pengusaha

Jika kamu sudah memahami sedikit tentang faktor produksi, maka untuk selanjutnya kita perlu mengetahui apa saja kegiatan usaha produksi. Kegiatan usaha produksi ada 5 yaitu :

1. Ekstraktif : merupakan usaha untuk mendapatkan langsung persediaan alam. Misalnya: pertambangan, menebang kayu di hutan dll
2. Agraris : merupakan usaha mengolah persediaan alam. Misalnya: pertanian,perternakan dll
3. Industri : usaha mengolah bahan mentah dan bahan-bahan pembantu menjadi barang jadi/siap pakai. Misalnya: membuat tahu, kue, baju dll
4. Perdagangan : usaha memperdagangkan produk dari produsen ke konsumen. Misalnya: toko, PKL dll
5. Jasa : merupakan usaha yang melibatkan pelayanan jasa. Misalnya: jasa konsultasi, pendidikan, kesehatan, pengangkutan dll

Tujuan produksi adalah
1. Menambah atau meningkatkan nilai guna barang
2. Memenuhi permintaan barang dan jasa
3. Mengganti barang yang rusak
4. Memenuhi permintaan pasar internasional
5. Memperoleh keutungan
6. Meningkatkan kemakmuran masyarakat

Perilaku Produsen adalah salah satu bagian penting dalam kegiatan ekonomi,karena jika tidak ada produsen maka tidak akan mungkin kegiatan ekonomi dapat berjalan sebagai mana mestinya,berikut penjelsan mengenai produsen dan perilaku-perilaku produsen.

Fungsi produksi adalah model matematis yang menunjukkan hubungan antara jumlah inputan produksi yang dipakai dengan jumlah output barang atau jasa yang dihasilkan dari proses produksi. Secara matematis dapat dinyatakan :

Q = f (L, R, C, T)

Dimana :

Q         = jumlah barang yang dihasilkan (quantity)

F          = symbol persamaan (function)

L          = tenaga kerja (labour)

R         = kekayaan alam (resources)

C         = modal (capital)

T         = teknologi (technology)

Sifat fungsi produksi terdapat dalam suatu hukum ekonomi yaitu : "The Law of Diminishing Returns"  (Hukum Kenaikan Hasil Berkurang). Hukum ini menyatakan bahwa jika salah satu input ditambah dengan input lain yang dianggap tetap maka hasil output dari pertambahan input tadi mula-mula akan bertambah, tetapi lama kelamaan akan menurun menurun setelah sampai pada titik maksimalnya jika input terus menerus ditambah.

Produksi rata-rata adalah produksi rata-rata yang dihasilkan oleh setiap pekerja

Rumus produksi rata-rata
                        AP  =  TP

                                    L

MACAM-MACAM FAKTOR PRODUKSI.

1.  Faktor Produksi Alam adalah sumber daya ekonomis yang disediakan alam sebagai anugerah Tuhan.

2.  Faktor Produksi Tenaga kerja adalah sumber daya tenaga yang dihasilkan individu baik bersifat jasmani maupun rohani yang ditujukan untuk produksi.

Faktor tenga kerja dilihat dari :

a.       Sifatnya

·         Rohani yaitu kegiatan pencurahan pikiran dalam proses produksi, kegiatan yang lebih banyak menggunakan kemampuan berpikir. Contoh: Editor, manager dll.

·         Jasmani yaitu kegiatan yang lebih mengutamakan fisik/tenaga dalam proses produksi. Contoh: sopir,petani dll

b.      Kualitasnya

·         Terdidik (skilled labour), yaitu tenaga kerja yang memerlukan pendidikan formal. Contoh: Dokter,Guru dll.

·         Terlatih (trained labour), yaitu tenaga kerja yang memerlukan pengalaman atau latihan. Contoh: Sopir,masinis dll.

·         Tidak terdidik dan terlatih, yaitu tenaga kerja yang tidak memilki kepandaian atau ketrampilan tertentu tetapi lebih mengandalkan fisik. Contoh: Kuli angkut, buruh dll.

Teori perilaku konsumen

Teori perilaku konsumen adalah suatu gambaran bagaimana perilakukonsumen dalam mengkonsumsi barang atau jasa.

Ciri-ciri kegiatan konsumsi adalah:
1. Barang yang digunakan dalam kegiatan komsumsi adalah barang konsumsi
2. Ditujukaka langsung untuk memenuhi kebutuhan manusia
3. Barang yang digunakan dalam konsumsi akan habis atau berkurang manfaatnya

Tujuan konsumsi adalah sebagai berikut:
1. Mengurangi nilai guna barang secara bertahap atau sekaligus
2. Memuaskan kebutuhan secara fisik dan rohani

Faktor-faktor ekonomi yang mempengaruhi konsumsi adalah:
a. Besaranya pendapatan rumah tangga
b. Kekayaan yang dimiliki oleh rumah tangga
c. Barang tahan lama yang dimiliki

Faktor-faktor yang mempengaruhi tingkat konsumsi seseorang adalah:
a. Pendapatan
b. Harga barang dan jasa
c. Selera konsumen
d. Adat istiadat
e. Mode barang
f. Barang subsitusi

dalam mambahas teori perilaku konsumen ada dua pendekatan yang digunakan yakni:
1. Pendekatan kardinal
   dalam pendekatan ini konsumen dianggap mengkonsumsi barang dan jasa untuk mendapatkan kepuasan yang maksimal dan tambahan kepuasan yang diperoleh dari tambahan konsumsi suatu barang secara terus menerus akan semakin berkurang.

2. Pendekatan oridinal
    pendekatan oridinal adalah pendekatan yang digunakan dalam teori perilaku konsumen dengan menggunakan kurva indeferen

kurva indenferen adalah kurva yang merupakan tempat kedudukan titik yang menunjukan kombinasi barang dan jasa yang dikonsumsi oleh konsumen yang memberikan kepuasan yang sama.

Definisi perilaku konsumen

Perilaku Konsumen adalah proses dan aktivitas ketika seseorang berhubungan dengan pencarian, pemilihan, pembelian, penggunaan, serta pengevalusian produk dan jasa demi memenuhi kebutuhan dan keinginan. Namun ada pula yang mengartikan Perilaku Konsumen sebagai hal-hal yang mendasari untuk membuat keputusan pembelian misal untuk barang berharga jual rendah maka proses pengambilan keputusan dilakukan dengan mudah sedangkan untuk barang berharga jual tinggi maka proses pengambilan keputusan akan dilakukan dengan pertimbangan yang matang.

menurut beberapa ahli adalah sebagai berikut :

 a. Schiffman dan Kanuk
Perilaku konsumen adalah proses yang dilalui oleh sesorang dalam mencari, membeli, menggunakan, mengevaluasi dan bertindak pasca konsumsi produk dan jasa, maupun ide yang diharapkan dapat memenuhi kebutuhannya.

b. Engel, Blackwell dan Miniard
Perilaku konsumen ialah tindakan-tindakan produk jasa, termasuk proses keputusan yang mendahului dan mengikuti tindakan tersebut yang terlibat secara langsung dalam memperoleh, mengkonsumsi dan membuang suatu produk atau jasa, termasuk proses keputusan yang mendahului dan mengikuti tindakan tersebut.

c. Mowen
Perilaku konsumen merupakan aktivitas seseorang saat mendapatkan, mengkonsumsi dan membuang barang atau jasa.

d. The American Marketing Association
Perilaku konsumen membagai interaksi dinamis dari pengaruh dan kesadaran, perilaku dan lingkungan dimana manusia melakukan pertukaran aspek hidupnya.

Meneliti perilaku konsumen

Terdapat tiga pendekatan utama dalam meneliti perilaku konsumen.
Pendekatan pertama adalah pendekatan interpretif. Pendekatan ini menggali secara mendalam perilaku konsumsi dan hal yang mendasarinya.

Pendekatan ke dua adalah pendekatan tradisional yang didasari pada teori dan metode dari ilmu psikologi kognitif, sosial, dan behaviorial serta dari ilmu sosiologi.Pendekatan ini bertujuan mengembangkan teori dan metode untuk menjelaskan perilaku dan pembuatan keputusan konsumen.

Pendekatan ke tiga disebut sebagai sains pemasaran yang didasari pada teori dan metode dari ilmu ekonomi dan statistika.Pendekatan ini dilakukan dengan mengembangkan dan menguji coba model matematika berdasarkan hierarki kebutuhan manusia menurut Abraham Maslow untuk memprediksi pengaruh strategi marketing terhadap pilihan dan pola konsumsi, yang dikenal dengan sebutan moving rate analysis.

Terdapat beberapa hal yang mempengaruhi perilaku konsumen, yaitu :

1.     Konsumen adalah raja
Ia memiliki kemampuan penuh untuk menyaring semua upaya untuk mempengaruhi, dengan hasil bahwa semua yang dilakukan oleh perusahaan harus disesuaikan dengan motivasi dan perilaku konsumen.

2.   Motivasi dan perilaku konsumen dapat dipahami melalui penelitian
Hal-hal yang berkaitan dengan motivasi dan perilaku dapat diketahui melalui penelitian, sehingga penelitian ini dipakai sebagai acuan dalam membuat program pemasaran, perencanaan periklanan, perencanaan promosi sehingga hal-hal yang terjadi pada masa yang akan datang dapat diprediksi.

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI PERILAKU KONSUMEN INDONESIA

1.     Faktor Sosial

a. Grup
Sikap dan perilaku seseorang dipengaruhi oleh banyak grup-grup kecil. Kelompok dimana orang tersebut berada yang mempunyai pengaruh langsung disebut membership group. Membership group terdiri dari dua, meliputi primary groups (keluarga, teman, tetangga, dan rekan kerja) dan secondary groups yang lebih formal dan memiliki interaksi rutin yang sedikit (kelompok keagamaan, perkumpulan profesional dan serikat dagang).

b. Pengaruh Keluarga
Keluarga memberikan pengaruh yang besar dalam perilaku pembelian. Para pelaku pasar telah memeriksa peran dan pengaruh suami, istri, dan anak dalam pembelian produk dan servis yang berbeda. Anak-anak sebagai contoh, memberikan pengaruh yang besar dalam keputusan yang melibatkan restoran fast food.

c. Peran dan Status
Seseorang memiliki beberapa kelompok seperti keluarga, perkumpulan-perkumpulan, organisasi. Sebuah role terdiri dari aktivitas yang diharapkan pada seseorang untuk dilakukan sesuai dengan orang-orang di sekitarnya. Tiap peran membawa sebuah status yang merefleksikan penghargaan umum yang diberikan oleh masyarakat

2.    Faktor Personal

a. Situasi Ekonomi
Keadaan ekonomi seseorang akan mempengaruhi pilihan produk, contohnya rolex diposisikan konsumen kelas atas sedangkan timex dimaksudkan untuk konsumen menengah. Situasi ekonomi seseorang amat sangat mempengaruhi pemilihan produk dan keputusan pembelian pada suatu produk tertentu

b. Gaya Hidup
Pola kehidupan seseorang yang diekspresikan dalam aktivitas, ketertarikan, dan opini orang tersebut. Orang-orang yang datang dari kebudayaan, kelas sosial, dan pekerjaan yang sama mungkin saja mempunyai gaya hidup yang berbeda

c. Kepribadian dan Konsep Diri
Personality adalah karakteristik unik dari psikologi yang memimpin kepada kestabilan dan respon terus menerus terhadap lingkungan orang itu sendiri, contohnya orang yang percaya diri, dominan, suka bersosialisasi, otonomi, defensif, mudah beradaptasi, dan agresif.

d. Umur dan Siklus Hidup
Orang-orang merubah barang dan jasa yang dibeli seiring dengan siklus kehidupannya. Rasa makanan, baju-baju, perabot, dan rekreasi seringkali berhubungan dengan umur, membeli juga dibentuk oleh family life cycle. Faktor-faktor penting yang berhubungan dengan umur sering diperhatikan oleh para pelaku pasar. Ini mungkin dikarenakan oleh perbedaan yang besar dalam umur antara orang-orang yang menentukan strategi marketing dan orang-orang yang membeli produk atau servis.

e. Pekerjaan
Pekerjaan seseorang mempengaruhi barang dan jasa yang dibeli. Contohnya, pekerja konstruksi sering membeli makan siang dari catering yang datang ke tempat kerja. Bisnis eksekutif, membeli makan siang dari full service restoran, sedangkan pekerja kantor membawa makan siangnya dari rumah atau membeli dari restoran cepat saji terdekat

3.    Faktor Psikologi

a. Motivasi
Berdasarkan teori Maslow, seseorang dikendalikan oleh suatu kebutuhan pada suatu waktu. Kebutuhan manusia diatur menurut sebuah hierarki, dari yang paling mendesak sampai paling tidak mendesak (kebutuhan psikologikal, keamanan, sosial, harga diri, pengaktualisasian diri).

b. Persepsi
Persepsi adalah proses dimana seseorang memilih, mengorganisasi, dan menerjemahkan informasi untuk membentuk sebuah gambaran yang berarti dari dunia.

c. Pembelajaran
Pembelajaran adalah suatu proses, yang selalu berkembang dan berubah sebagai hasil dari informasi terbaru yang diterima (mungkin didapatkan dari membaca, diskusi, observasi, berpikir) atau dari pengalaman sesungguhnya.

d. Beliefs and Attitud
Beliefs adalah pemikiran deskriptif bahwa seseorang mempercayai sesuatu. Beliefs dapat didasarkan pada pengetahuan asli, opini, dan iman. Sedangkan attitudes adalah evaluasi, perasaan suka atau tidak suka, dan kecenderungan yang relatif konsisten dari seseorang pada sebuah obyek atau ide.

4.    Faktor Kebudayaan

Nilai-nilai dasar, persepsi, keinginan, dan perilaku yang dipelajari seseorang melalui keluarga dan lembaga penting lainnya. Penentu paling dasar dari keinginan dan perilaku seseorang. Culture, mengkompromikan nilai-nilai dasar, persepsi, keinginan, dan perilaku yang dipelajari seseorang secara terus-menerus dalam sebuah lingkungan.

a. Subkultur
Sekelompok orang yang berbagi sistem nilai berdasarkan persamaan pengalaman hidup dan keadaan, seperti kebangsaan, agama, dan daerah. Meskipun konsumen pada negara yang berbeda mempunyai suatu kesamaan, nilai, sikap, dan perilakunya seringkali berbeda secara dramatis.

b. Kelas Sosial
Pengelompokkan individu berdasarkan kesamaan nilai, minat, dan perilaku. Kelompok sosial tidak hanya ditentukan oleh satu faktor saja misalnya pendapatan, tetapi ditentukan juga oleh pekerjaan, pendidikan, kekayaan, dan lainnya.

Pengertian Arsip dan Kearsipan Menurut UU Nomor 43 Tahun 2009

Menurut Undang-Undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009 mengenai Kearsipan, beberapa pengertian mengenai arsip dan kearsipan telah terangkum di dalam Bab I Ketentuan Umum Pasal 1. Berikut ini pengertian arsip dan kearsipan menurut UU No. 43 Tahun 2009:

1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
4. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
5. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
6. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
7. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
8. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
9. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.

Sedemikian lengkap UU No. 43 Tahun 2009 ini mewadahi pengertian arsip dan kearsipan. Tinggal bagaimana penerapannya dalam pengelolaan arsip bagi kehidupan kebangsaan, organisasi, perusahaan dan perkantoran sehingga pada akhirnya dapat terwujud dunia kearsipan tanah air yang terkelola secara optimal, efektif dan efisien.

Pengertian Arsip dan kearsipan sistem Abjad

Pengertian arsip
Menurut Etimologi
Pengertian arsip secara etimologi berasal dari bahasa Yunani (Greek) yaitu archium yang artinya peti untuk menyiapkan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tepat atau gedung tempat menyimpan arsipnya. Tetapi perkembangan terakhir orang lain cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan warkat dan archives instituion sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan
Menurut The Liang Gie
Dalam bukunya “Administrasi Perkantoran”, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana dan mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

  Menurut Drs. E. Martonono yang dimaksud dengan

Kearsipan adalah pengaturan dan penyimpanan warkat/record atas dasar sistem-sistem tertentu serta dengan prosedur tertentu yang    sistematis sehingga sewaktu-waktu diperlukan dapat ditemukan kembali dalam waktu singkat.

Menurut Kami
Arsip adalah kumpulan warkat yang dikirim/ diterima suatu instansi atau perusahaan maupun perorangan yang disimpan secara teratur menggunakan sistem tertentu sehingga dapat mempermudah pada saat pencarian untuk digunakan kembali secara cepat dan tepat.
Tujuan Kearsipan

1. Supaya arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.
2. Jika diperlukan dapat ditemukan dengan cepa dan tepat.
3. Menghilangkan pemborosan waktu dan tenaga.
4. Penghematan tempat penyimpanan.
5. Menjaga rahasia arsip.
6. Menjaga kelestarian arsip.
7. Menyelamatkan pertanggung jawaban perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.

 Asas Kearsipan
Asas kearsipan ada 3 macam, yaitu:

1.    Asas Sentralisasi
Asas Sentralisasi adalah penyelenggaraan/penanganan arsip dilakukan dengan cara di pusatkan ke satu unit yang khusus menangani tentang arsip.

Keuntungan asas Sentralisasi:

1. Pengawasan akan lebih efektif dan efisien.
2. Penghematan dalam biaya, alat maupun sarana lainnya.

Kelemahan asas Sentralisasi:
1. Jika dalam waktu bersamaan tiap unit membutuhkan arsip akan kesulitan terpenuhi dalam waktu cepat.
2.Prosedur di pusat belum tentu sama dengan yang ada di masing-masing unit.
 2.    Asas Desentralisasi
Asas Desentralisasi adalah cara penanganan arsip dengan disebarkan/dideledasikan/ditimpahkan ke masing-masing unit yang ada dalam organisasi.
Keuntungan asas Desentralisasi:

1. Tiap unit yang ada dalam  organisasi bebas menerapkan sistem kearsipan yang diinginkan.
2. Pengawasan arsip tiap-tiap unit lebih mudah.

Kelamahan asas Desentralisasi:

1. Pimpinan unit sedikit kehilangan waktu karena untuk menangani arsip.
2. Tidak dapat menghemat tenaga, alat maupun sarana lain untuk menyimpan arsip.

3.   Asas Gabungan

Asas Gabungan adalah penyelenggaraan kearsipan dengan memadukan kebaikan asas sentralisasi dengan kebaikan asas desentralisasi.

Fungsi Arsip
Menurut Drs. Anhar, fungsi arsip dari segi kegiatan yang dilakukan adalah:

1. Sebagai alat penyimpanan warkat.
2. Sebagai alat bantuan perpustakaan.
3. Penyimpanan warkat-warkat keputusan yang telah diambil, kadang-kadang merupakan bantuan yang berguna bagi pejabat dalam menentukan kebijaksanaan perusahaan.
4. Kearsipan berarti menhimpan secara teratur tetap warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaa.

Menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Pasal 2, fungsi arsip dibedakan menjadi:

1. Fungsi dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara langsng dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelanggaraan keidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam penyelanggaraan administrasi negara.
2. Fungsi statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, majpun penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

Indeks   Definisi
Indeks adalah suatu daftar atau tabel yang dipergunakan dalam pekerjaan kearsipan.



Filling  Sistem Abjad (Alphabetic Filling System)
Kearsipan sistem abjad adalah penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan urutan abjad. Untuk surat masuk, judulnya diambil berdasarkan nama pengirim dan judul surat keluar berdasarkan nama alamat/penerima surat.
Perlengkapan Filling Sistem Abjad

1. Filling Cabinet, yaitu lemari tempat menyimpan arsip, terdiri dari:
1. Driver type filling cabinet, yaitu lemari arsip yang berlaci-laci yang dapat ditarik ke luar-ke dalam, biasanya arsip disimpan secara vertikal.
2. Lateral filling cabinet, yaitu lemari arsip yang berpintu yang memlpunyai papan alas untuk menaruh arsip. Laci ada 6 yaitu:

Laci I diberi kode A-D
Laci II diberi kode E-H
Laci III diberi kode I-L
Laci IV diberi kode M-P
Laci V diberi kode Q-U
Laci VI diberi kode V-Z

1.  Guide, yaitu arsip petunjuk atau tanda batas, yang berfungsi sebagai pembatas arsip atau petunjuk arsip yang ada di belakangnya. Guidenya ada 26.
2. Folder, yaitu map arsip, biasanya terbuat dari plastik atau kertas tebal. Folder ada 33.
3. Pelubang kertas
4. Clip
5. Lem
6. Gunting
7. Penggaris
8. Alat tulis

 

 

Arsip dan Kearsipan

Arsip adalah rekaman peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, kemasyarakatan dan perseorang dalam kehidupan berbangsa dan bernegara.

Pengertian Arsip diatas menandakan bahwa sebegitu luasnya aspek-aspek yang dicapai oleh arsip. Disemua lembaga atau apapun tidak pernah terlepas dari arsip. Sedangkan Kearsipan itu dijabarkan sebagai hal-hal yang berkenaan dengan arsip.

Dalam kegiatan organisasi tidak lepas dari surat-menyurat dan dokumen sebagai pendukung vital pelaksanaan tugas, baik yang diciptakan maupun yang diterima. Surat dan dokumen yang disebut arsip tersebut merupakan bahan kerja dalam rangka pencapaian tujuan. Tetapi sampai saat ini masih ada atau bahkan banyak yang kurang perhatian terhadap masalah arsip. Bertumpuknya surat dan dokumen di atas meja kerja dan sekitarnya menjadi pemandangan di sebagian perkantoran, kekhawatiran akan hilangnya surat dan rasa sayang untuk memusnahkan surat, menjadi penyebab menumpuknya surat di atas meja. Kondisi ini menyebabkan kantor menjadi terlihat kotor dan berantakan. Hal ini dikarenakan kurangnya perhatian dan pengetahuan terhadap permasalahan arsip. Jika berkas tersebut dibiarkan, maka akan menimbulkan permasalahan baru; akan diapakan berkas tersebut. dan bahkan akan kesulitan dalam pencarian surat dan dokumen yang diperlukan, dan yang lebih berbahaya lagi hilangnya surat dan dokumen penting. Padahal jika kita menyadari pentingnya arsip, maka kita akan memperlakukan dan menyimpan arsip dengan baik, sehingga permasalahan di atas bisa kita hindari.

Dalam suatu lembaga, kesadaran akan pentingnya arsip harus dimiliki oleh semua karyawan baik atasan maupun bawahan.

Arsip, apapun bentuk dan sifatnya hendaklah dipahami agar bisa diketahui hakikat yang melekat pada arsip.

Karakteristik Arsip. Arsip memiliki karakter yang disebut karakteristik arsip, dimana karakteristik tersebut dapat membedakan kualitas arsip, karakteristik arsip tersebut antara lain :

Otentik, arsip merupakan informasi melekat pada wujud aslinya (kecuali arsip elektronik), meliputi; isi, struktur dan konteks. yaitu memiliki informasi mengenai waktu dan tempat arip diciptakan/diterima, memiliki arti/makna yang merefleksikan tujuan dan kegiatan suatu organisasi, memberikan layanan bahan bukti kebijaksanaan, kegiatan, dan transaksi organisasi penciptanya;

Legal, arsip yang diciptakan sebagai dokumentasi untuk mendukung tugas dan kegiatan, memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi keputusan dan pelaksanaan kegiatan.

Unik, tidak dibuat massal atau digandakan, arsip berbeda dengan buku, jurnal dan bahan publikasi lainnya. Arsip menurut konteksnya, dan memiliki kronologi yang unik selalu merupakan satu-satunya produk. Adapun copy (duplikasi) arsip memiliki arti yang berbeda baik untuk pelaksanaan kegiatan maupun bagi staf/pejabat yang berwenang dengan kegiatan tersebut.

Reliable, keberadaan arsip dapat dipercaya sehingga dapat dipergunakan sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan.

Nilai Guna dan Fungsi. Nilai guna primer adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan penciptanya baik lembaga/instansi pemerintah, swasta, maupun perorangan. nilai guna arsip ini tidak hanya berguna sebagai penunjang tugas pada saat sedang berlangsung, tapi berguna pula untuk masa yang akan datang atau setelah kegiatan berlangsung demi kepentingan lembaga/instansi pemerintah, swasta maupun perorangan. Nilai guna primer meliputi nilai guna administrasi, hukum, keuangan, ilmiah/penelitian, dan teknologi.

Sedangkan Nilai guna skunder adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi pemerintah, swasta maupun perorangan lain (bukan pencipta) dan juga kepentingan umum sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban. Nilai guna skunder meliputi nilai guna kebuktian dan informasional.

Arsip juga memiliki fungsi untuk merekam pengalaman, memori, sejarah, penunjang aktifitas administrasi, manajemen dan organsasi, alat pengambil keputusan, bahan bukti pertanggungjawaban, sumber informasi, dan wahana komunikasi baik politik, sosial, maupun budaya.

Kearsipan. Sedangkan Kearsipan itu dijabarkan sebagai hal-hal yang berkenaan dengan arsip, dimana dalam kearsipan itu sendiri dikenal tiga fase yaitu penciptaan/penerimaan, penggunaan, dan penyimpanan/penyusutan, pengertiannya; naskah-naskah dalam bentuk apapun (seperti; surat, formulir, laporan, gambar, microforms, input/output komputer) yang diciptakan/diterima dapat didistribusikan baik internal maupun eksternal; kemudian dipergunakan sebagai alat pengambil keputusan, pendokumentasian merespon berbagai pertanyaan, referensi, atau sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan organisasi; dan setelahnya disimpan jika masih memiliki nilai guna atau disusutkan dengan cara pemusnahan jika sudah tidak diperlukan lagi atau penyerahan kepada lembaga pembina/ penyimpan arsip